Oprema, reversi i njihov povrat

Dosta često zaposlenici tvrtke, članovi udruge ili korisnici nekih usluga posuđuju, troše ili koriste neku opremu. Kako bismo mogli pratiti koji je komad opreme kod kojega djelatnika, korisnika, člana i sl. – moramo voditi zadužnice (reverse), pratiti njihov povrat itd... Nije problem kada imamo malo opreme ili članova, no kada brojke narastu treba nam neki sustav praćenja kod koga je što, trebaju nam neka pravila i red. Nisu sve osobe od povjerenja, a dosta često nije niti naše pamćenje od povjerenja.

Popularno, praćenje izdavanja opreme naziva se i ekonomat.
Ekonom je inače osoba koja brine o opremi i sl., pa otud i naziv, makar navedeni izraz ima porijeklo iz uredskog poslovanja, no ovdje je primjenjivo u širem smislu.

Oprema - inventar kojim raspolažemo

Oprema je vlasništvo pravne osobe a ima namjenu za korištenja za obavljanje djelatnosti pravne osobe (tvrtke, obrta, udruge).

Opremu možemo podijeliti u dvije grupe, gledajući njeno korištenje/važnost/namjenu:
- Osnovna oprema – predstavlja veće elemente koji se u pravilu izdaju osobama unutar organizacije (osobama od povjerenja).
- Sitni inventar – oprema čiji je cilj davanje na korištenje članovima (zaduživanje članova) uz očekivani povrat opreme

Razlika između sitnog inventara i osnovne opreme je predviđeni vijek trajanja.
Osnovna oprema ima vijek trajanja (rok korištenja) dulji od jedne godine te je nabavna vrijednost veća od 3500 kuna. Sitni inventar obavezno ima kraći predviđeni rok trajanja.

Za ova dva segmenta još se koriste i izrazi dugotrajna (osnovno oprema) i kratkotrajna imovina (kratkotrajno sredstvo).

Svaki komad opreme bi trebao imati inventurni broj radi potpunijeg praćenja, a bilo bi od koristi i da znamo tko je odgovorna osoba za sve komade te opreme. To nije osoba kojoj dajemo opremu na korištenje već koja upravlja davanjem opreme na korištenje i praćenjem povrata.

Promjena stanja opreme

Naravno da se kroz svakodnevno poslovanje oprema nabavlja, povećava joj se broj ,otpisujemo ju, a promjene stanja opreme možemo pratiti nabavom, otpisom ili inventurom.
Kod svake promjene bismo trebali zabilježiti i datum promjene, količinu, a kod nabave bi svakako trebali zabilježiti i podatke o dobavljaču, vrijednosti nabave te dokumentu (računu) kojim smo nabavili opremu.

Čim pratimo stanje opreme odmah imamo i informaciju o raspoloživosti iste. Kada imamo opremu, možemo je davati na korištenje. Sada bi samo trebali znati: kome smo dali što.

Revers – kod koga je što

Kako bismo znali kome smo dali što na korištenje trebamo neki papir, zabilješku ili dokument. Taj dokument se zove revers (neki ga zovu zadužnica makar se zadužnicom inače oprema daje na korištenje drugom pravnom subjektu, ako ćemo baš po definicijama, dok se revers koristi za davanje opreme prema osobama).

Revers je dokument kojim možemo pratiti izdavanje opreme (sitnog inventara) na korištenje. U pravilu, od osobe koja će koristiti opremu se ne očekuje novčana naknada no očekuje se da se oprema vrati.
Opremu na korištenje dajemo npr.:
- zaposlenicima tvrtke ili obrta,
- voditeljima u klubovima ili članovima udruga,
- djeci u sportskim klubovima itd.

Revers sadržava informaciju o datumu davanja opreme na korištenje te stavkama u reversu (opremi koju smo dali na korištenje).
Mogli bismo i pratiti redni broj reversa kao što se recimo prati redni broj računa ili inventurni broj opreme.
Osoba koja prima opremu u pravilu potpisom priznaje prihvaćanje opreme te se utvrđuje očekivani datum povrata. Datum koji bi svakako trebalo pratiti.

Povrat reversa

Svu tu opremu koju smo dali na korištenje očekujemo i dobiti natrag u jednom trenutku.
Npr. radnik na gradilištu će vratiti bušilicu koju je dobio na korištenje kada je na gradilištu gotova ta faza projekta.
Slično, član kluba će vratiti loptu ili komplet opreme kod ispisa iz kluba ili na kraju sezone.
Trenerica u plesnom klubu će krajem sezone vratiti cd player na kraju školske godine.

Povrat reversa „zatvara“ revers (makar mogu postojati i djelomični povrati koji kompliciraju stvari).
Potpisom osoba odgovorna za tu opremu i osoba koja vraća tu opremu ustanovljuju kako je oprema vraćena.

Oprema i reversi u Relago Članstvu

A zašto mi pišemo o svemu tome – jer od nedavno sve ovo (a i mnogo više) mogu koristiti svi korisnici aplikacije Članstvo.
Sve što smo gore opisali (oprema, reversi, povrati reversa - ekonomat) dostupno je u svim paketima aplikacije. Ovom opcijom je aplikacija Članstvo upravo postala potpunije i moćnije rješenje za kompletno upravljanje članovima.
Osim procesa rada koji smo opisali gore, postoji i nekoliko izvještaja kojima možemo pratiti i kretanja stanja opreme i listu reversa po opremi.
Također, svu opremu možemo pratiti po lokaciji i proizvoljnoj kategoriji te po odgovornoj osobu i, naravno, stanja te nabavne cijene opreme....
Praćenje datuma povrata opreme je jedna od popularnijih opcija u aplikaciji. Svi reversi povezani na članove vidljivi su sa pregleda člana i na kartici člana.

Ako Vam se ovo gore čini imalo interesantnim – nemate što izgubiti nego besplatno isprobajte aplikaciju, već za 5 minuta.