Kako povećati naplatu članarina?

Vođenje brige o naplati članarina je - vođenje brige o Vašoj organizaciji. Najčešće su članarine jedini (ili najveći) izvor prihoda i brigom o naplati ustvari – brinete o organizaciji. Ukoliko mjesečno prikupljate iznose od Vaših članova sigurno ste se susreli sa problemom naplate.

Dolje opisane upute za početak sistematizacije naplate članarina možete i sami raditi u zasebnim alatima, no svakako Vam preporučamo da besplatno isprobate Relago Članstvo – sustav za automatsko upravljanje članstvom koji sve dolje opisane elemente radi automatski, štedi vrijeme i novac te pruža točnu informaciju.

Sustavna izrada članarina

Svaki je mjesec potrebno definirati članarinu za svakog pojedinog člana.
Tu članarinu treba brzo i jednostavno predstaviti članu (najčešće općom uplatnicom), uvijek u otprilike isto vrijeme. Na taj način se član navikava na obavezu plaćanja članarine u određenom periodu mjeseca na već uobičajeni način po unaprijed dogovorenom rasporedu.

Ovaj način izdavanja članarine trebao bi biti i definiran u unutarnjem pravilniku kao unaprijed definirani model rada te jasno istaknut svim članovima (npr. putem web stranica, facebook stranice isl.).

Također je bitno napomenuti kako članarina ne znači samo mjesečna obaveza za korištenje usluga već je naknada za cjelogodišnje funkcioniranje. To znači kako u mjesecima kada se usluga ne koristi također je potrebno plaćati članarinu, osoblje treba primati plaću i u tim mjesecima, prostorije u najmu i režije treba i tada platiti.
Tu svijest je potrebno prenijeti i na cijelo članstvo kako bi cijeli sustav funkcionirao.

Izrada uplatnice za plaćanje

Ako je prikupljanje članarine možda i najvažniji dio Vašeg financijskog poslovanja onda je logično zaključiti kako je potrebno članu što više taj dio olakšati.

To postižemo izradom personaliziranih uplatnica/virmana. Svaka uplatnica koju predate treba sadržavati:
- Vaše podatke (podatke o organizaciji)
- Vaš točan broj računa - IBAN
- Detaljne podatke o članu (platitelju)
- Opis plaćanja – podaci što se točno plaća i za koji period
- Točan iznos za tog člana
- Poziv na broj koji je prilagođen
- Datum dospijeća

Datumom dospijeća ćete definirati točku u vremenu do kada je potrebno platiti članarinu. Ukoliko tog datuma nema, član može pretpostaviti kako nema datuma u mjesecu do kada mora platiti članarinu. Time riskirate „prelijevanje“ plaćanja članarina u slijedeći mjesec – situaciju koju nakon par mjeseci nije baš jednostavno prekontrolirati.

Praćenje plaćanja članarina

Nakon podijeljenih uplatnica, čekate plaćanja i obavezno ih bilježite u Vašoj evidenciji. Najčešće se to radi praćenjem izvoda sa Internet bankarstva te upisom u listi dugovanja.

Lista dugovanja se često radi u bilježnici ili na papiru što nikako ne preporučavamo. Također neke organizacije ovakvu listu vode u excel i sličnim tablicama. U novijem postu donosimo 5 odličnih razloga zašto ne raditi u excelu.

Koristeći Relago Članstvo moguće je izravno učitati izvod u aplikaciju te povezati dugovanja i u svakom trenutku pregledavati trenutačnu listu dugovanja članova. Uz nekoliko izvještaja povezanih uz dugovanja.

Kašnjenje plaćanja dugovanja

Ukoliko je prošao datum dospijeća plaćanja, na Vama je da „stimulirate“ članove koji nisu platili – na plaćanje. Za taj proces - preporučamo tri stupnja „pritiska“ na članove, ovisno o tome koliko je prošlo od datuma dospijeća. Za svaki od koraka obavezno je prethodno provjeriti jeli član u proteklom periodu platio članarinu kako se ne bi doveli u neugodnu situaciju da je član već platio - a Vi ga tražite članarinu...

Također, prilikom kontaktiranja imajte razumijevanja za neplaćanja u smislu zagubljenih uplatnica, financijske neimaštine, krivo obavljene uplate ili drugih osjetljivih situacija. Ne želite izgubiti člana radi prenapadne komunikacije ili javno neugodne situacije (posebice pred drugim članovima).

Slijedeće korake obavite diskretno i sa razumijevanjem:

1. Slanje e-mail podsjetnika
Najblaža metoda kojom jednostavno podsjećate člana kako je datum dospijeća članarine prošao i još niste primili uplatu. Obavezno podsjetite na Vaš IBAN i istekli datum dospijeća.

2. Slanje opomene/podsjetnika o dugovanju
Ovo je pisana i razrađenija verzija e-maila koja se može poslati članu na adresu, a obično se obavlja nakon što je prošlo značajnije vrijeme od datuma dospijeća.
Pisana opomena obavezno mora sadržavati podatke o članu, dosadašnjem ukupnom dugu te načinu plaćanja.
Idealna verzija ove opomene sadržava i pripremljenu uplatnicu za plaćanje navedene članarine.

3. Izravni kontakt
Ukoliko je prošlo dulje vrijeme a članarina nije plaćena – potrebno je izravno razgovarati sa članom neplatišom. Taj posao nitko ne voli raditi ali je nužan i obavezno mora biti odrađen privatno i izravno, telefonom ili razgovorom , ne putem e-mail poruke. Na diskretan i jasan način član mora razumjeti što se od njega očekuje.

Što sa opetovanim neplatišom?

Ukoliko član nije platio do unaprijed određenog perioda, a primio je upozorenje – vrijeme je za reakciju sa Vaše strane. Nažalost.
Ovaj dio nitko ne voli, ali odluka o uskraćivanju usluge je konačan i završni moment i jasna je posljedica neplaćanja članarine. Toleriranje neplaćanja se može opravdati do neke mjere i važno je jasno znati koja je granica tolerancije, iz dva razloga:
1. Za svakog od člana su namijenjeni neki resursi, prostori, oprema i sl., njihovim neplaćanjem član je neodgovoran prema Vama i prijeti Vam financijska nestabilnost.
Jednostavno – pretolerantnim ponašanjem niste odgovorni prema Vašoj organizaciji.
2. Ostavljanjem neplatiša na miru dovodite se u situaciju da Vam drugi članovi mogu reći (sa potpunim pravom): „Zašto bih ja plaćao ako on/ona ne plaća?“
Nimalo ugodna situacija za Vas, posebice ako izazovete grupni revolt članova, pa čak samo i prema tom jednom članu (a kamoli prema Vama kao organizatoru).

Sjetite se kako reagiraju telekom operateri samo par dana nakon neplaćanja računa...

Vođenje periodičke naplate članarina svakako nije jednostavan posao. Čak nije niti posao za jednu osobu, već više njih.
Upravo iz tog razloga mnogo grešaka u komunikaciji se može spriječiti koristeći jedan sustav na kojem svi mogu raditi u isto vrijeme sa raznih lokacija. Sustav kao Relago Članstvo.