Izrada opomena

Nakon što prođe predviđeni rok za plaćanje dugovanja, u jednom trenutku dužnika je potrebno „podsjetiti“ na dogovoreni rok za plaćanje. To nikada nije ugodno, kako za dužnika tako i za potražitelja. Kako učinkovito opomenuti, ali pritom biti obziran i pristojan? Odgovore pročitajte u nastavku teksta.

Sve je više potrebno razvijati svijest kako danas nije samo problem pronaći korisnika/kupca/klijenta/člana i „prodati“ mu ono što nudimo. Nažalost, potrebno je to i naplatiti.

Kada napraviti opomenu?

Opomenu možemo napraviti nakon što je ispunjeno nekoliko preduvjeta:
- Imamo dokument kojim zadužujemo dužnika i na temelju čega očekujemo njegovo plaćanje.
U praksi se ovdje radi o nekoj vrsti Ugovora, Upisnice, Izjave, ponude/računa i sl. Svaki dokument u kojem smo predvidjeli da će dužnik platiti neki iznos prema nama. U idealnim uvjetima imamo i dokaz da je dužnik pristao na ovo zaduženje (potpis i sl.) U protivnom nemamo na temelju čega očekivati plaćanje…
- Dužniku je predan poziv na plaćanje.
Ukoliko ste dužniku ispostavili ponudu/račun, uplatnicu ili ga na drugi način pozvali na plaćanje, možete očekivati da će Vam biti i plaćeno. Taj poziv treba sadržavati sve elemente kako bi Vam platitelj što jednostavnije platio: iznos (naravno :)), opis plaćanja ili naziv proizvoda-usluga, naziv platitelja, primatelja, vaš IBAN, model i poziv na broj plaćanja.
- Dužniku je nedvosmisleno predstavljen datum dospijeća.
Datum dospijeća predstavlja dogovoreni datum do kojeg vi očekujete da Vam platitelj podmiri dug. Nakon tog datuma možete poduzeti odgovarajuće korake za naplatu, jedan od njih je i ovdje tema: Opomena.

Sadržaj opomene

Svaka opomena mora imati barem ove elemente:
- tko potražuje,
- od koga se potražuje,
- koji iznos i
- za koju uslugu.

Ovu osnovu možemo dodatno proširiti sa:
- informacijom do kada je bio dogovoreni datum plaćanja,
- što je potrebno napraviti ukoliko se želi platiti (kako platiti),
- što se događa ukoliko se dugovanje ne podmiri itd.

S obzirom da je ponuda najčešće pisana/isprintana, potrebno ju je i potpisati i popečatirati kako bi dobila na vjerodostojnosti.

Poželjno je uključiti i ispriku ukoliko je korisnik navedeno dugovanje u međuvremenu podmirio, a mi to nismo evidentirali. Stanje i promet po računu ne prikazuje uplate sa drugih banaka u realnom vremenu.

Primjer opomene

Ovdje ćemo dati primjer kakav je jednim klikom moguće dobiti iz aplikacije Članstvo.

Poštovani,
Uvidom u evidenciju dugovanja na dan 26.01.2015. je utvrđen dug za korisnika: Ivo Perić (šifra člana: 427), Splitska 45, 10 000, Zagreb, Hrvatska u iznosu od 250,00 kn.
Navedeni dug je potrebno čim prije uplatiti po predanoj uplatnici i potvrdu o plaćanju dostaviti u tajništvo.
Ukoliko je navedeni dug u međuvremenu podmiren, primite naše isprike i zanemarite ovu obavijest.
Uplate članarina su najvećim dijelom izvor našeg financiranja i shodno tome, direktno utječu na mogućnost kvalitetnog rada i boljeg uspjeha.
S poštovanjem,
Tajništvo xyz. U Zagrebu, dana 27.01.2015.

Ovdje možete preuzeti primjer navedene obavijesti u pdf-u kakav se generira iz aplikacije Članstvo.

Na koji način poslati opomenu?

Gore smo predstavili izradu pismene opomene, kod nje treba uzeti u obzir da nije trenutačna (dok dužnik primi opomenu putem pošte ili dok mu je vi osobno dostavite – dug je već mogao biti plaćen).

Opomena može također biti poslana e-mail porukom, gdje baš i nemate sigurnost oko primitka poruke, ali, kao što smo i vidjeli kod korisnika aplikacije Članstvo, ova metoda predstavlja vrlo zahvalnu opciju „pritiska“ na dužnike.
U samoj aplikaciji, moguće je u par klikova poslati mail sa obavijesti o dugovanju na sve članove koji imaju prisutan dug. Svaki član dobije svoj mail, ne vidi koji su ostali primatelji (poštuje se privatnost), te može brzo reagirati po opomeni , s obzirom da je primitak poruke gotovo trenutačan.

Treća mogućnost opominjanja je usmeno. To je najizravnija vrsta te ju možete obaviti licem u lice ili putem telefona. Nije nikada ugodna no vrlo je učinkovita, a pritom je važno paziti na privatnost korisnika, kako se informacija o dugu ne bi proširila na ostale korisnike.
To je bitno radi samog korisnika i vašeg povjerljivog odnosa, ali i da drugi korisnici ne poimaju neplaćanje kao nešto što je kod Vas „uobičajeno“.
Također, u aplikaciji Članstvo - imamo poseban izvještaj namijenjen za upravo ovu svrhu...

Savjeti iz prakse

Već smo spomenuli da svakako ostavite mogućnost da bankovni izvod nije predstavljen u realnom vremenu i treba biti vrlo oprezan sa vremenom slanja opomene. To vrijedi i spomenuti u samoj opomeni.

Uz neplatiše koji su nemarni, zaboravljivi ili jednostavno (treba i to reći) bezobrazni, postoje i oni koji jednostavno nemaju sredstava za podmirenje duga.

Ovdje morate pažljivo odvagnuti opcije, ponuditi otplatu na rate, produljenje rokova plaćanja ili, u konačnici, otpis duga.
Ukoliko Vam navedeni iznos neće biti problem otpisati, naša je preporuka da imate socijalnu osjetljivost te neke od svojih korisnika oslobodite od dosadašnjih, ali i budućih plaćanja. Takve odluke moraju biti specifične za svaki slučaj i pojedinačno razmotrene na temelju potpisanog Zahtjeva za oslobađanjem od plaćanja.

Ukoliko ćete prečesto dopuštati ovaj scenarij riskirate da se broj takvih Zahtjeva poprilično namnoži i dobijete kontraefekt. Moramo uzeti u obzir da se ljudi (pre)često povode mišlju: „Ako on/ona ne plaća – zašto bih ja?“.

Opomena ne uspijeva – što sad?

Naplata duga na sudu nije tema ovog teksta, preporučamo da se ovdje posavjetujete sa knjigovođom, odvjetnikom, kolegama iz struke…

Sa Vaše strane možete navedenom dužniku obustaviti isporuku svojih dobara do daljnjega ili nastaviti poslovati sa njim do konačne naplate.

Nakon što dug nije plaćen dulje vrijeme, tu postoji nekoliko opcija:
1. Uskratiti usluge korisniku
2. Otpisati cijeli dug
3. Otpisati dio duga
4. Otplatiti dug na rate
5. Prisilna naplata
6. Ovrha
7. Ostalo...

Tu ostaje pitanje naplate prijašnjih dugova te pitanje novih zaduživanja – no to već spada u domenu Vaših poslovnih odluka.

U zaključku, nadamo se da će naplata dugovanja biti što manji dio Vašeg poslovanja i da ćete biti vrlo uspješni pri tome. Korist ispravno napisanih opomena može Vam barem malo olakšati i pospješiti sam proces naplate te učiniti Vaše poslovanje boljim i kvalitetnijim.

A za daljnje čitanje preporučamo članak gdje ćete naći sve što treba znati o članarinama.