Članarine - sve što treba znati

Ako imate udrugu pretpostavka je da Vam je jedan od glavnih izvora financiranja – članarina. Na taj način funkcioniraju skoro svi sportski klubovi, udruge, škole stranih jezika i slično, pa čak i dječji vrtići. No, što je to zapravo – članarina? Odgovore i malo širu razradu teme donosimo – u nastavku.

Što je to članarina?

Članarinu možemo najjednostavnije opisati kao naknadu koju organizaciji (klubu, udruzi i sl.) plaća član radi nekog interesa. U praksi, plaćam svojem djetetu članarinu u sportskom klubu kako bi mogao sudjelovati u radu i treninzima kluba. Ili plaćam članarinu u udruzi/organizaciji uz više istomišljenika radi ostvarivanja zajedničkog cilja.
Zajedničko je svim članarinama da se redovito, periodički potražuju od članova. Ti periodi su najčešće kalendarski mjeseci, makar mogu biti i godine ili drugi periodi (kako ih je moguće i definirati u našoj aplikaciji Članstvo).
I tu dolazimo do situacije da bi člana nekako trebalo zamoliti, obavijestiti ili pozvati – da plati tu članarinu.

Poziv na plaćanje članarina

Svaki član najmanje jednom godišnje treba platiti članarinu (ili što je češće – jednom mjesečno). Kako bi član platio treba neke informacije za plaćanje (broj računa (IBAN), poziv na broj, opis i slično).
Treba poziv na plaćanje.

Ako imamo manju udrugu i rjeđu naplatu članarina – poziv možemo uputiti i usmeno. No, ako imamo veći broj članova te ako članarine naplaćujemo češće (mjesečno) onda svakako trebamo razraditi malo složeniju priču - sustav.
Recimo da imate 80 članova koji svaki mjesec trebaju platiti članarinu od 100 kn. Nakon 6 mjeseci djelovanja, znači da imate 480 različitih zasebnih članarina za koje trebate znati jesu li plaćene ili ne. U prosjeku, radnim danom primite oko 4 uplate. Također, u tih 6 mjeseci ste naplatili oko 48 000 kn članarina. Nije baš milijunski biznis, ali nije niti zanemariv, tim više je bitno da naplatite što veći postotak članarina.
Vama, udruzi, a u konačnici i članovima je to u interesu.
Mislimo da usmeni poziv, ili poziv na listiću papira koji date članu kod učlanjenja ili obavijest o podacima za plaćanje za sve članove na web stranici – nije niti približno dovoljno dobro. Što je sa uplatama kada netko plati za člana a ime i prezime Vam nisu poznati? Što sa članom koji ima tri mjeseca neplaćena pa sada plati jedan mjesec? Za koji je mjesec platio i jeli svjestan da ima još dva dugovanja?

Najuobičajenije (i najbolje) rješenje su – uplatnice.

Uplatnice za članarine

Iz prakse znamo da je uplatnica, s razlogom, najbolja opcija.
Trebaju Vam uplatnice za svaki mjesec sa slijedećim elementima:
- Oznaka člana koji plaća i podataka o udruzi koja prima članarinu
- Iznos specifičan za tog člana (ne moraju sve članarine biti iste!)
- Poziv na broj kojim identificirate i člana i period za koji plaća (tj. znate TOČNO koje dugovanje je plaćeno)
- 2D barkod za brže i jednostavnije plaćanje
- Opis plaćanja i
- Prikaz preostalog duga (ako postoji).

Jesmo li spomenuli da uplatnice možete isprintati na bilo kojem kućnom ili uredskom printeru i da paket sa 300 listova sa 3 uplatnice (900 uplatnica) košta oko 60-ak kuna (6 lipa po uplatnici!)?

Također, uplatnice treba raditi svaki mjesec, jer dugovanje za trenutačni mjesec naplaćujemo – sada. Možemo isprintati 10 uplatnica unaprijed za svakog člana, ali tu dolazimo do slijedećih problema:
- Dugovanje za npr. ožujak naredne godine me ne zanima sada već u ožujku slijedeće godine. Tada ga očekujem plaćenim i tada bi člana trebao pozvati na plaćanje. Obzirom da su ljudi „zaboravljivi“ (pogotovo što se tiče plaćanja članarina) – treba ih podsjetiti/pozvati na plaćanje. I to u pravom trenutku, onda kada očekujete uplatu.
- Ako član ima neplaćeno dugovanje za npr. veljaču, a u ožujku mu dajemo novu uplatnicu, na novoj uplatnici bi svakako trebao pisati i zaostali dug… Za taj dug znamo tek kada radimo uplatnicu u ožujku, a ne 6 mjeseci prije.

Gore navedene razloge spominjemo isključivo sa pozicije povećanja naplate članarina.
A kako pratiti plaćanje?

Praćenje plaćanja članarina

Plaćanje članarina treba pratiti. U protivnom ljudi neće plaćati, a ako jedan čuje da netko nije platio – pitati će se: „A, zašto bih ja plaćao?“ i tako dalje. Uskoro ćete biti bez ikakvog prihoda.
Već smo ranije spomenuli oko (u prosjeku) 4 uplate dnevno. Mišljenja smo da word ili excel, a pogotovo ručno praćenje u bilježnici – nije niti približno dovoljno dobro. Nije je pouzdano, niti daje grupnu analitiku, niti prikazuje trenutačno stanje stvari po članu ili grupi itd…
Iz tog razloga smatramo kako Vam nije u interesu se „igrati“ i pratiti članarine u bilježnicama/rokovnicima/notezima ili „napredno“ koristiti word ili excel (zašto ne - već ranije smo nabrojali 5 vrlo dobrih razloga zašto NE).
Upravo zato u aplikaciji Članstvo imamo ručno i automatsko označavanje dugovanja (članarina) plaćenim. Ručno znači da možete ući na pregled dugovanja i označiti neka dugovanja plaćenima.
Automatski znači da u aplikaciju možete učitati izvod sa Internet bankarstva i on će Vam (analizirajući poziv na broj, iznos, platitelja i opis plaćanja) predložiti dugovanje na učitanu uplatu. Na vama je da ručno prihvatite ili promijenite prijedlog dugovanja ili prihvatite sve prijedloge dugovanja.

Račun za članarinu

Obzirom da smo nedavno pisali o računima/uplatnicama i za ovaj dio imamo rješenje u Članstvu. Propisi govore kako se „evidentiranje poslovnih događaja mora temeljiti na vjerodostojnim, urednim i istinitim knjigovodstveni ispravama. To znači da za primljenu članarinu mora ispostaviti određeni dokument. Propisima nije određen koji je to dokument.“ Mi preporučamo da je to račun.

Obzirom da aplikacija rješava i dodatna pitanja kao npr. vođenje registra članova ili mailing komunikaciju sa članovima – svakako smatramo da je za mjesečnu cijenu od 80 kn (za godišnje korištenje), aplikacija Članstvo pravi alat za vođenje i praćenje članarina.
Isprobajte ju odmah, bez obaveze ili troška u trajanju od 14 dana. Nemate što za izgubiti - samo možete unaprijediti svoje poslovanje.