Privatno vozilo na službenom putu: što možemo pravdati, a što ne?

U poslovnoj praksi sve je češće da poslodavci radnicima odobravaju korištenje privatnog vozila za potrebe službenog puta, bilo zbog fleksibilnosti, raspoloživosti vozila ili jednostavno zbog prirode samog puta. No, kod takvog načina organizacije službenih putovanja postavlja se pitanje što se može neoporezivo nadoknaditi, a što ne, i zašto?

Dokument za nadoknadu troškova: putni nalog

Temelj za ispravno i porezno sigurno postupanje u ovakvim situacijama leži u pravilno ispunjenom i dokumentiranom putnom nalogu. Putni nalog mora sadržavati sve zakonski propisane podatke poput imena i prezimena radnika, mjesta i svrhe putovanja, vremena polaska i povratka, vrste vozila i registarske oznake, početnog i završnog stanja kilometarskog brojača te podatke o prijevoznom sredstvu i izvješće s puta.
Bez uredno popunjenog putnog naloga i vjerodostojnih pratećih isprava nije moguće ostvariti porezno priznate isplate, pa je važno poslodavcima i radnicima naglasiti značaj točne evidencije.

Iz tog razloga je Relago aplikacija Putni nalozi - standard.

€ po km

Porezni propisi dopuštaju (u 2025.-oj) neoporezivu nadoknadu radniku za korištenje vlastitog automobila u službene svrhe u visini od 0,50 € po prijeđenom kilometru. Ova naknada zamjenjuje sve druge troškove povezane s korištenjem vozila, uključujući gorivo, amortizaciju, servisiranje i slično (važno radi teme dolje).

U praksi to znači da radniku koji je, primjerice, na službenom putu prešao 450 kilometara, poslodavac može neoporezivo isplatiti iznos od 225 €, bez obzira na to koliko je stvarno potrošio na gorivo.
Međutim, u slučajevima kada se poslodavac odluči nadoknaditi trošak goriva temeljem računa (što je danas rijetka poslovna praksa), tada ukupni iznos te nadoknade ne smije premašiti iznos koji bi bio isplaćen po modelu 0,50 €/km, jer se svaka razlika smatra oporezivim dohotkom od nesamostalnog rada. Drugim riječima, plaća.

Najčešći drugi troškovi na službenom putu

Cestarina i parking predstavljaju zasebne troškove koji se također mogu radniku neoporezivo nadoknaditi, ali samo ako su nastali isključivo u svrhu obavljanja službenog puta i ako se uz putni nalog prilože vjerodostojne isprave koje dokazuju njihovu opravdanost.

Kod plaćanja cestarine osobitu pažnju treba obratiti na korištenje ENC uređaja, jer se kod te vrste plaćanja inače ne izdaje standardni račun, već je potrebno priložiti ispis s mrežne stranice koncesionara, primjerice Hrvatskih autocesta, iz kojeg su vidljivi svi ključni podaci poput broja ENC uređaja, ulazne i izlazne postaje, datuma, vremena i iznosa u eurima.

Ministarstvo financija je potvrdilo da se takav ispis može koristiti kao vjerodostojna isprava ako su podaci iz ispisa usklađeni s podacima iz putnog naloga. Time se radniku može neoporezivo nadoknaditi puni iznos cestarine, što je važno i za poslodavce koji žele biti u potpunosti usklađeni s propisima u slučaju poreznog nadzora.

Trošak parkinga na službenom putu također je u cijelosti porezno priznati trošak i poslodavac ga može neoporezivo nadoknaditi, bez obzira na to je li riječ o računu iz automatskog naplatnog uređaja, hotelskom računu na kojem je prikazan i iznos parkiranja, ili nekom drugom vjerodostojnom dokumentu.
Ključno je da trošak bude jasno vezan uz službeni put i da se računi prilože uz putni nalog.

Kvar vozila na putu?

U slučaju da radniku tijekom službenog puta nastanu dodatni troškovi povezani s vozilom, poput troška servisa, popravka ili intervencije vulkanizera, ti izdaci se ne mogu neoporezivo nadoknaditi. Porezni propisi jasno navode da se korištenje privatnog vozila za službene svrhe nadoknađuje isključivo putem paušalne naknade po prijeđenom kilometru pa bi isplata takvih dodatnih troškova predstavljala oporezivi primitak.
Znači: servis vozila je uključen u gore spomenutih 50 centi po kilometru…

U konačnici, pravilno vođenje putnih naloga i transparentna evidencija troškova ključni su elementi za zakonitu i porezno sigurnu isplatu naknada radnicima koji koriste privatna vozila na službenim putovanjima. Relago u ovom segmentu može značajno olakšati posao, jer omogućuje digitalno kreiranje putnih naloga, automatsko izračunavanje troškova po kilometru (da ne spominjemo i dnevnice) te jednostavno dodavanje računa za cestarinu i parking, čime se eliminira potreba za ručnim obračunima i osigurava potpuna usklađenost s propisima.
Isprobajte aplikaciju, besplatno, još danas.