7 savjeta za uspješno izdavanje računa

Ukoliko želite uspješno voditi Vaše poslovanje, kod izrade računa nemate prostora za krivi korak. Neovisno radite li u obrtu ili "enterprise" tvrtci, čak i ako Vam bavljenje papirologijom nije jača strana, ponude i računi su Vaši možda i najvažniji poslovni dokumenti!

U nastavku slijedi nekoliko savjeta za uspješnije izdavanje računa i (što je danas možda i važnije) bolju naplatu.

1. Napravite proceduru izdavanja računa

Ukoliko kvalitetno postavite pravila kod izdavanja računa, u konačnici možete očekivati bitno manji broj grešaka u radu, scenarija u kojem tražite izlaz ili grešaka u komunikaciji sa klijentom.

Kako biste se riješili kasnijih glavobolja prethodno definirajte standardne:
i. Rokove dospijeća
ii. Pozive na broj kako biste mogli pratiti uplate (npr. broj računa)
iii. Točne iznose akontacija i rokove za uplatu
iv. Aktivnosti po izdanim i nenaplaćenim ponudama
v. Obavezne elemente koje svaki dokument mora sadržavati (poput IBAN-a, kontakt podataka i sl.)

Jednom kvalitetno postavljeni temelji računa osiguravaju manje „izazovnih“ situacija u budućnosti.

2. Najvažniji dio računa – iznosi!

Ovdje prvenstveno mislimo na iznose koje navodite u tablici stavaka. Ovo je mjesto u kojem je najmanje prihvatljiva greška i najviše šteti poslovnom odnosu Vas i klijenata.
Možda možete pogriješiti na adresi klijenta ali pri iznosu – nikako.
Tu je također potrebno biti vrlo jasan pri definiranju stavaka. Nedopustivo je staviti nove ili nedogovorene stavke na konačnu verziju dokumenta, ovdje element iznenađenja ne smije biti niti u primisli.
Idealno, konačna verzija dokumenta treba biti davno prije dogovorena i nekoliko puta potvrđena. Nikako se nemojte oslanjati na poznatu "APP tehniku" (ako prođe – prođe)…

3. Vaši podaci i kontakti

Ukoliko klijent ima neka pitanja vezano uz ponudu ili račun svakako će Vas htjeti brzo kontaktirati. U tom slučaju, vrlo dobro dođu zapisani telefonski broj ili e-mail adresa, čak i naziv osobe koja je napravila račun.

Nemojte zaboraviti niti IBAN – kako bi klijent znao na koji račun može izvršiti uplatu…

4. Datum i vrijeme izdavanja računa

Hrvatski propisi definiraju da na svakom računu mora stajati datum i vrijeme izdavanja računa.
To vrijeme mora obavezno biti unutar radnog vremena definiranog u "Odluci o pravilima slijednosti numeričkih brojeva računa, o poslovnim prostorima, oznakama poslovnih prostora i operatera na naplatnim uređajima“.

5. Račun pošaljite u privitku maila

Standardni koncept za isporuku ponuda i računa je slanje u PDF-u u privitku maila. Nipošto ne šaljite dokumente u tekstu maila, a nešto je prihvatljivije slanje u word ili excel formatu. Ti formati omogućavaju jednostavno manipuliranje podacima, što Vam sigurno nije u interesu, a PDF dokument (barem donekle) onemogućava.

6. Vođenje evidencije

Po poslanom računu, posao nije gotov. Tek kada novci sjednu na račun je potrebno označiti račun plaćenim u evidenciji.
Vrlo je bitno praćenje izdanih dokumenata i njihovih statusa (u pripremi, poslan, istekao, plaćen). Samo vođenje evidencije dali je dokument plaćen ili ne će Vam pružiti brzi uvid u „rupe“ kod plaćanja i jednostavniji pregled. U konačnici, to Vam omogućuje sistematizaciju i organizaciju rada – kasnije će Vam biti puno lakše funkcionirati.

7. Odaberite pravi program za izdavanje računa

Neke stvari su jednostavno prevažne da bi ih prepustili slučajnosti.
Uz brojne opcije na tržištu, mi u Relagu držimo da je naglasak pri bilo kojem programu u štednji vremena, jednostavnosti rada, točnosti i pouzdanosti u konačni proizvod (račun). Kao što smo već i spomenuli, kod ponuda i računa je to neobično važno jer su oni možda i najbitniji dokumenti za Vaše uspješno poslovno funkcioniranje.

Isprobajte Relago Račune još danas – ništa Vas ne košta!