Najbolji Putni nalozi, a evo i zašto
Mogućnosti
Putni nalozi - bogati mogućnostima, precizni, automatski i jednostavni za korištenje.
Ako želite na jednostavan način upravljati putnim nalozima - onda ste na pravom mjestu.
Relago Putni nalozi je aplikacija koja Vam omogućava:
- brže i jednostavnije izdavanje, kopiranje, obračunavanje i analizu putnih naloga
- izradu vrlo kompleksnih putnih naloga
- praćenje djelatnika, prijevoznih sredstava, kilometraže, troškova i dr.
- automatska priprema JOPPD izvještaja i JOPPD xml-a (spremno za učitavanje na ePoreznu)
- jednostavni unos i pregled loko vožnji (uz još jednostavniji unos loko vožnji korištenjem besplatne mobilne aplikacije Loko vožnja)
- unos troškova uz loko vožnje
- moćni sustav za provjeru ispravnosti loko vožnji
- izradu terenskih dodataka, pomorskih dodataka i nakdoknada za odvojenosti od obitelji
- pripremljeni izvještaji za knjiženje troškova
- značajne uštede vremena i novaca pri poslovanju
- točnost pri obračunu (automatska primjena tečajne liste, točna provjera udaljenosti relacija...)
- mnoštvo izvještaja...
Najvažniji razlozi radi kojih korisnici odabiru Relago Putne naloge:
- točan izračun dnevnica i pretvaranje svih iznosa u kune - automatski,
- izdavanje neograničenog broja putnih naloga u svim paketima,
- vođenje evidencije loko vožnje,
- bogate mogućnosti pri radu,
- mogućnost rada više korisnika,
- odabir paketa prema Vašim potrebama uz pristupačne cijene,
- jednostavnost korištenja (nakon prvih par naloga već ćete stručno baratati aplikacijom),
- lakoća pristupa putem bilo kojeg računala sa pristupom internetu
Pregled ostalih mogućnosti možete odabrati na lijevom popisu ili možete nastaviti pregled klikom na gumb "Nastavi" dolje.
Nadzorna ploča - na početku
Početna stranica pruža sve informacije o Vašim putnim nalozima. Jednostavniji rad i brzu analizu omogućavaju:
- graf sa prikazom broja putnih naloga u zadnjih 6 mjeseci (odijeljeni po statusima)
- prikaz broja putnih naloga po statusima (pie chart)
- prikaz troškova po vrstama (pie chart)
- podjela broja putnih naloga po mjesecima (pie chart)
- prikaz zadnje otvaranih putnih naloga
Točne i pouzdane udaljenosti. Brzo.
Budite sigurni i točni u Vašim izračunima. Unosom polazišta i odredišta putnog naloga imate sve što je potrebno da izračunate udaljenost. Dovoljno je samo pritisnuti tipku koja putem Google Maps-a u trenu izračunava udaljenost.
Istu funkciju je moguće automatski koristiti za provjeru unesene udaljenosti, kod putnih naloga sa jednim i sa više odredišta.
Vrlo kompleksni putni nalozi
Detaljno isplanirajte put sa više odredišta (redoslijed putovanja i međuodredišta), različitih prijevoznih sredstava, troškova u različitim valutama, praćenje privatnih sati djelatnika na službenom putu...
Za svaku od relacija je moguće izračunati udaljenosti, kao i za cjelokupni put.
Ukoliko unesete više država, aplikacija automatski obračunava sve vrijeme provedeno po državama, izračunava dnevnice i pretvara ih u kune. Sve to aplikacija radi točno, automatski i u djeliću sekunde!
Kalendar - brzi pomoćnik
Najpopularnija kontrola je smještena na početnoj stranici: kalendar sa označenim datumima koji predstavljaju putne naloge.
Na klik po označenim datumima se prikazuju svi putni nalozi sa datumom polaska na taj dan, uz ostale informacije (broj putnog naloga, datum polaska, datum povratka i status putnog naloga).
Nezamjenjiva automatika
Svaki putni nalog treba obračunati nakon povratka s puta.
Relago putni nalozi to rade automatski.
Bez obzira na broj točaka u putu, vrste i valute troškova, različita prijevozna sredstva, kilometraže, dnevnice, isplaćene akontacije te trajanje puta, možete biti sigurni u točnost izračuna.
Sve to uz automatsku i točnu konverziju tečaja za sve valute uz automatski dostupnu tečajnu listu HNB-a.
Preuzimanje i ispis
Sve ispunjene putne naloge moguće je preuzeti za ispis.
Samo unesite podatke, zatvorite putni nalog i možete preuzeti pdf sa putnim nalogom i ispravno obračunatim putnim računom.
Putni nalog možete preuzeti odmah po stvaranju, u bilo kojem statusu, te je odmah spreman za ispis.
Sve izvještaje također možete preuzeti za brzi pregled i ispis.
Podržani formati preuzimanja: excel, word i pdf.
Prilagodba vrsta troškova
Svi nastali troškovi unose se uz putni nalog u valuti u kojoj su i nastali, te se automatski preračunavaju po tečaju HNB-a.
Izvještaj za knjiženje pruža uvid u podjelu troškova po vrstama, što je unaprijed pripremljeno za brže i preglednije knjiženje.
U dijelu sa izvještajima također postoji i izvještaj sa detaljnim prikazom svih troškova po putnim nalozima.
Izvještaj troškova po putnim nalozima daje detaljan uvid u sve troškove unesene po putnim nalozima.
Loko vožnja
Sustav omogućava unos
loko vožnje.
Svi unosi za jedan mjesec se mogu preuzeti u evidenciji loko vožnji (odijeljeni za svakog djelatnika na zasebnoj stranici).
Ta evidencija je spremna za potpis i slanje u knjigovodstvo, uz automatski obračun naknade korištenja vozila od standardne 2 kune po kilometru (od 1.10.2022.-e: 3 kn/km) ili koliko već želite postaviti.
Uz same loko vožnje je moguće unijeti i iznose te opis dodatnih troškova vezanih uz loko vožnju.
Loko vožnje je moguće preuzeti u JOPPD izvještaju (npr. zajedno sa putnim nalozima) te izravno poslati u e-Poreznu.
Korištenjem besplatne mobilne aplikacije Loko vožnja moguće je jednostavnije i brže ispunjavati loko vožnju, a te podatke jednim klikom poslati u Relago Putne naloge.
Tako unesene loko vožnje možemo lakše mijenjati, preuzimati u pdf-u za obračun ili preuzimati JOPPD xml za učitavanje u poreznu (loko vožnje i putni nalozi u jednom xml-u).
Za sve loko vožnje u jednom mjesecu je moguće napraviti provjeru ispravnosti loko vožnji (preklapanja datuma i kilometraža, neispravnih unosa, redoslijeda kilometraža) i na taj način minimizirati mogućnost greške u loko vožnjama.
Terenski dodaci i nadoknade
Aplikacija, uz putne naloge i loko vožnje, omogućuje unos slijedećih dodataka i nadoknada:
- Terenski dodatak,
- Naknadu za odvojeni život od obitelji,
- Pomorski dodatak.
Po definiciji su to bitno jednostavniji ali i ograničeniji dokumenti od putnog naloga.
Također je bitno spomenuti kako su svi ti dokumenti međusobno isključivi. To znači da se djelatnik u jednom trenutku može nalaziti samo na jednom od tih dokumenata.
Svaki od tih dokumenata možemo preuzeti u izvještajima i naravno se posljedično priprema u JOPPD obrascima.
Automatski dostupna tečajna lista
U svim putnim nalozima bez brige možete unositi sve iznose u realnim valutama u kojima su napravljeni (akontacije, dnevnice, putni troškovi i dr.).
Aplikacija automatski pretvara sve iznose po odabranom tečaju HNB-a (kupovni, srednji ili prodajni).
Jednostavno kopiranje
Više putnih naloga koji ponavljaju polazišta, odredišta, datume, troškove i slično, možete izraditi kopiranjem jednog naloga u više primjera.
Klikom na ikonu za kopiranje u pregledu putnih naloga, otvara se novi putni nalog sa svim podacima kao i u originalu. Novi nalog je moguće izmjeniti, a potom i spremiti.
Jednostavne dnevnice
Aplikacija sadržava maksimalno neoporezive iznose dnevnica za preko 100 država.
Za svaki putni nalog moguće je unijeti akontacije za dnevnice, kao i odobrene iznose.
Dnevnice se mogu, koristeći pomoćni kalkulator, umanjiti za određeni postotak, a moguće je unijeti i broj sati koje je djelatnik koristio u privatne svrhe.
Svi izračuni se automatski kovertiraju po aktualnoj tečajnoj listi.
Mogućnosti pregleda, pretraživanja i prilagođavanja
Snalaženje u putnim nalozima je vrlo jednostavno. Sortirati po raznim kriterijima, te pretraživati možete:
- putne naloge
- loko vožnje
- djelatnike
- prijevozna sredstva
- svrhe putovanja
- lokacije i odredišta
Definiranje prilagođenih:
- modela obračuna prijevoznih troškova,
- načina plaćanja
- cijena goriva.
Sve ostale postavke se nalaze na zasebnom ekranu.
Izvještaji - olakšavaju pregled i knjiženje
Pregled svih putnih naloga je moguće preuzeti o obliku izvještaja u pdf formatu. Izvještaj za knjiženje pruža kompletan uvid u putne naloge po vrsti troškova i ostalim knjigovodstvenim stavkama.
U prilagođenom paketu, moguće je definirati prilagođene vrste troškova, a time i prilagođene izvještaje za knjiženje.
Od 1.1.2014. - u aplikaciju je dodan i izvještaj za ispunjavanje JOPPD obrasca, i kod svake naknadne promjene propisa (dodavanje troškova za prijevoz i smještaj, pa micanje istih toškova)- osiguravamo da JOPPD odgovara trenutno važećim propisima.
To podrazumijeva i JOPPD XML (spreman za učitavanje u e-Poreznu) te pregled putnih naloga po djelatnicima.
Također je u aplikaciji i prisutan izvještaj sa pregledom loko vožnji po mjesecu za djelatnika.
Uloge djelatnika
U paketu Po mjeri je moguće napraviti korištenje aplikacije za više djelatnika sa različitim ograničenjima. Npr. određenim korisnicima unutar organizacije je moguće onemogućiti pristup izvještajima, šifarnicima, unosu broja naloga, promjenu statusa naloga, administraciju aplikacije, pristup samo vlastitim podacima u aplikaciji...
U isto vrijeme administratori aplikacije mogu npr. preuzimati izvještaje, vide sve podatke, mogu mijenjati statuse naloga...
Na ovaj način osiguravamo željeni set aktivnosti korisnika u točno određenom rasponu mogućnosti.
Kod kompleksnijih poslovnih procesa, možemo podesiti i procese zahtjeva za putnim nalozima i podnescima (izvještajima) nakon putovanja.
Zahtjevi i odobrenja putnih naloga
Paket Po mjeri omogućava postavljanje korisnika koji odobravaju naloge kako bi djelatnici koji koriste aplikaciju mogli uputiti zahtjev za putnim nalogom.
Odobravatelj može odobriti ili odbiti nalog o čemu će djelatnik biti obaviješten. Pri tome odobravatelj vidi samo zahtjeve koji su upućeni njemu, ne i drugim odobravateljima.
Po povratku sa putovanja, djelatnik šalje podnesak (izvještaj) sa putovanja na odobrenje sa svim podacima potrebnim za obračunavanje.
U slučaju godišnjeg odmora ili izbivanja sa posla, možemo postaviti i zamjenskog odobravatelja ili prebaciti sve djelatnike sa jednog odobravatelja na novog.
Naravno, administratori u aplikaciji vide sve zahtjeve.
Učitavanje (pohrana) dokumenata uz putne naloge
Uz putne naloge je moguće spremiti (učitati/uploadati) dokumente ili privitke.
Najčešće su to slike računa povezanih uz putovanje (račun ili slično), no tu se može pohraniti i npr. dokument vezan uz sastanak (potpis zapisnika ili narudžba) ili uz samo putovanje (korištenog vozila ili sl.).
Uz jedan putni nalog možemo povezati i više dokumenata, a ako koristimo i zahtjeve za odobrenjem putnih naloga i podneske sa putovanja, učitani dokumenti mogu služiti u svrhu odobrenja podneska (izvještaja) sa putovanja.
Digitalno "potpisivanje" putnih naloga
Ako Vaša organizacija želi poslovanje bez papira ("paperless" - na što se odlučuje sve više korisnika) aplikacija omogućava postavljanje "digitalnih potpisa" na Vaše putne naloge.
Za više informacija nas kontaktirajte izravno.
Integracija sa nadzorom vozila
U paketu Po mjeri aplikacija Putni nalozi može preuzeti podatke sa različitih sustava za nadzor vozila (više u poddijelu Relago -> Partneri) i u jednom kliku servirati odredišta sa prelascima granica što nam je potrebno za izradu kompleksnih putnih naloga (kakve najčešće imaju prijevoznici koji putuju kroz više država).
Za integraciju je potrebno imati valjanu aplikaciju za nadzor vozila (partnersko rješenje) i pristup do njihovih podataka.
Dolje možete vidjeti video sa prikazom rada u aplikaciji kod dohvata podataka putem integriranog partnerskog rješenja.
Briga za vozni park
U aplikaciji Putni nalozi vjerojatno ćete imati upisanih nekoliko prijevoznih sredstava (osobnih automobila - privatnih i službenih, kamiona, dostavnih vozila i slično) koje redovito koristite u svrhu obavljanja službenih putovanja.
Za ta je vozila moguće pratiti vremena isteka registracija, tehničkih pregleda, obveznih i kasko osiguranja, pa čak i predviđena vremena za zamjene guma po vozilima.
Aplikacija Vam omogućava praćenje prošlih i slijedećih aktivnosti u predviđenom roku prije isteka.
Također možete i pratiti i dodatne podatke po vozilima te cijene navedenih aktivnosti kao zabilježbe za kasnije događaje.
Napredne opcije
Za naprednije, veće i zahtjevnije sustave aplikacija Putni nalozi ima nekoliko aktivnosti koje mogu umnogočemu olakšati poslovanje:
- isplatne liste za brzo i jednostavno kreiranje datoteka za učitavanje u Internet bankarstvo, Multicash ili slične sustave. Datoteka sadržava naloge za isplatu odabranih putnih naloga, loko vožnji ili terenskih dodataka za više djelatnika - brzo i jednostavno. Moguće je preuzimanje u HRD ili SEPA formatu. Po kreiranim isplatnim listama moguće je preuzeti automatski JOPPD obrazac.
- temeljnice za knjiženje omogućavaju preuzimanje excel datoteka sa prikazom prilagođenih setova podataka za učitavanje u Vaše poslovno-knjigovodstveni program, ERP ili slično. Temeljnice mogu, među ostalim, sadržavati mjesta troška i konta troškova...
Za sve ostalo su tu već spomenute uloge djelatnika i integracija sa sustavima za satelitski nadzor vozila.
