Online upisi članova - rješenje koje postaje standard

Prije desetak godina bilo je sasvim uobičajeno nazvati klub, dogovoriti termin i osobno ispuniti pristupnicu. Danas većinu stvari rješavamo odmah – kupujemo karte, naručujemo hranu, rezerviramo termine ili prijavljujemo djecu na aktivnosti u nekoliko minuta, najčešće putem mobitela. S tim su se promijenila i očekivanja članova prema klubovima, udrugama i školama. Ne traže više "posebnu pogodnost", nego mogućnost da se upišu onda kada donesu odluku.

Trenutak odluke i upisa

Zamislite roditelja koji u 22 sata na društvenim mrežama vidi objavu o vašem programu.
Dijete želi trenirati, termin odgovara i odluka je praktički donesena. Ako se može upisati odmah, velika je vjerojatnost da će to i učiniti.
Ako mora čekati radno vrijeme, nazvati klub, trenera, voditelja ili doći osobno ispuniti pristupnicu, postoji velika šansa da će se upis odgoditi.

Ne zato što interes više ne postoji, nego zato što svakodnevne obveze vrlo brzo preuzmu prioritet.

Što klub dobiva, a što gubi?

Počnimo s onim što se gubi jer je popis kratak: gubi se nepotrebna administracija.
Nema papira koje treba prepisivati u sustav, nema dogovaranja termina za upis, nema situacije u kojoj jedan roditelj "svrati u petak" pa se upis odradi tek sljedeći tjedan.

A što se dobiva?

• Podaci dolaze izravno u aplikaciju – član ispuni formu, njegovi podaci odmah čekaju administratora u aplikaciji. Nema prepisivanja, nema grešaka u prepisivanju, nema pitanja imate li točku ili crticu u mail adresi.
• Upisi bez radnog vremena – netko želi upisati dijete u nedjelju u 21 sat? Nema problema, forma radi, a vi ćete zahtjev vidjeti u ponedjeljak ujutro.
• Šira dostupnost – link za upis može stajati na vašoj web stranici, Instagram profilu, u Facebook grupi, u WhatsApp poruci koju pošaljete zainteresiranima, na plakatu kao QR kod.
• Manji broj odustajanja – što je više koraka i čekanja između "zanima me" i "upisao sam se", to je veća šansa da netko odustane u međuvremenu.

A što je s dokumentima?

Jedna od čestih nedoumica je što se događa s pristupnicama, upisnicama i ostalom dokumentacijom.
Online upis ne znači da taj dio procesa nestaje. On samo počinje s već prikupljenim podacima.

Nakon što zahtjev stigne u aplikaciju Članstvo, administrator može generirati potrebne dokumente s unaprijed popunjenim podacima koje je član već unio.
Time se smanjuje količina ručnog rada i mogućnost pogreške, a cijeli postupak postaje brži i pregledniji.

Rješenje koje odgovara različitim organizacijama

Iako online upise najčešće povezujemo sa sportskim klubovima i početkom nove sezone, jednako dobro funkcioniraju i u udrugama, školama stranih jezika, plesnim studijima, umjetničkim školama i svim organizacijama koje primaju nove članove ili polaznike.

Posebno su praktični kada se upisi odvijaju na više lokacija ili ih vodi više osoba. Svi mogu dijeliti isti link, dok se svi zahtjevi prikupljaju na istom mjestu.

Kako to izgleda u praksi?

Administrator u aplikaciji Članstvo uključi opciju, kopira link ili QR kod i podijeli ga gdje komunicira s potencijalnim članovima. Potencijalni član, najčešće roditelj, ispuni obrazac - s bilo kojeg uređaja, u bilo koje doba dana. Zahtjev stigne u aplikaciju i od tog trenutka kreće uobičajen proces: prihvaćanje upisa, kreiranje dugovanja za članarinu, slanje uplatnice, izrada dokumenata.

Klubovi ili organizacije koje to omoguće ne rade ništa spektakularno - jednostavno prate način na koji ljudi danas žele obavljati svakodnevne stvari.

Ako još uvijek upise vodite na tradicionalan način, iskoristite besplatnu probu aplikacije Članstvo i provjerite kako izgleda kada zahtjevi za upis dolaze izravno u sustav. Probno razdoblje traje 14 dana, bez obveze i dodatnih troškova.