Naplata članarina: kako smanjiti kašnjenja u plaćanju

Kašnjenja u plaćanju članarina jedan su od najčešćih izazova s kojima se susreću udruge, sportski klubovi, škole i druge organizacije koje okupljaju članove ili polaznike. Osim što otežavaju planiranje prihoda, često stvaraju dodatni administrativni posao – od provjere uplata do slanja podsjetnika. Srećom, naplata članarina može se znatno pojednostavniti, a kašnjenja smanjiti uz nekoliko jednostavnih koraka.

Zašto članovi zapravo kasne s plaćanjem

Prije nego krenemo na rješenja, korisno je razumjeti razloge kašnjenja. Najčešće nisu u pitanju loša volja ili nemogućnost plaćanja, već jednostavno:

• član zaboravi kada i koliko treba platiti,
• ne dobije jasnu uplatnicu ili poziv na broj,
• plaćanje mu je nezgodno ili komplicirano,
• nitko ga na vrijeme ne podsjeti da dugovanje postoji.

Kada se ovi problemi riješe, velika većina kašnjenja nestane sama od sebe.

Redovito i jasno slanje uplatnica

Prvi korak je da svaki član na vrijeme dobije uplatnicu s točnim podacima – iznosom, rokom plaćanja i pozivom na broj.

Uplatnica s 2D barkodom dodatno pojednostavljuje proces jer član može izvršiti uplatu u nekoliko klikova, najčešće putem mobilnog bankarstva, bez ručnog upisivanja podataka.

Što je proces jednostavniji za člana ili roditelja koji plaća, veća je vjerojatnost da će plaćanje obaviti na vrijeme.

Automatski podsjetnici umjesto ručnog podsjećanja

Ručno slanje podsjetnika telefonom ili porukama dugoročno nije održivo, pogotovo kod većeg broja članova. Puno je učinkovitije slanje podsjetnika e-mailom, s jasno naznačenim iznosom i rokom.

U praksi upravo pravovremeni podsjetnici često smanjuju broj zakašnjelih uplata, bez potrebe za dodatnim telefonskim pozivima.

Tako se izbjegava situacija da netko „ispadne iz vida“ ili da administrator jednostavno preskoči slanje podsjetnika.

Praćenje uplata i dugovanja u realnom vremenu

Kako biste uopće znali tko kasni, potrebno je imati ažurnu evidenciju dugovanja i uplata. Kod ručnog vođenja (bilježnica, Excel) to je gotovo nemoguće pratiti u realnom vremenu, pogotovo kada dolazi do većeg broja uplata.

Automatsko učitavanje bankovnih izvoda i povezivanje uplata s članarinama omogućuje da u svakom trenutku znate točno stanje dugovanja – bez ručnog uspoređivanja tablica.

Aplikacija Članstvo – rješenje koje štedi vrijeme

Automatizacijom naplate članarina administracija postaje jednostavnija, a pregled uplata uvijek je ažuran. Organizacije, klubovi i udruge tako manje vremena troše na ručnu evidenciju i podsjećanje članova, a više na aktivnosti zbog kojih postoje.

Relago Članstvo objedinjuje upravo te mogućnosti – od automatskog kreiranja članarina i ispisa uplatnica do praćenja uplata i slanja podsjetnika, čime se značajno smanjuje kašnjenje plaćanja članarina, a i vrijeme potrebno za administraciju.