Privici uz putne naloge

Nakon deset godina rada sa putnim nalozima, tisućama obračunatih naloga, stotinama različitih scenarija korištenja aplikacija sa sigurnošću možemo reći kako smo se susreli sa svime mogućim u svijetu putnih naloga. Pa tako i sa pitanjem: što je sa prilozima uz putne naloge? Znate one papiriće sa računima, kartama za avion/vlak, parking kartama, drugim troškovima. Zaista, pa što sa njima?

Rijetko kada nemamo trošak uz sami putni nalog, češća su putovanja sa troškom (makar ga platio i poslodavac a ne putnik) nego ona bez njega.
Dapače, i želimo ih imati.

Troškovi uz putne naloge

Kako smo gore već nabrojali, tu spadaju najrazličitiji računi za najširi pojam svih troškova povezanih uz putovanje. Da, neki tu uključuju i tekućinu za pranje šofer šajbe (vjetrobranskog stakla) a bome tu spadaju i karte za žičaru (kažemo vam da imamo široku lepezu iskustava).

Sve te troškove nam je interesantno staviti uz putni nalog jer time pravdamo da se on realno i dogodio.
Stavite se na trenutak u poziciju poreznog nadzora ili revizije. Kada dođete u neki biznis i gledate njihove papire, zanima vas dali se to putovanje zaista i održalo. Putovanje kojim je poslodavac isplatio djelatniku neke novce, neoporezivo. Znači država je od toga dobila nulu a poslodavac i djelatnik su ostvarili neku korist.
E, to nadzor zanima dali je vjerodostojno.

Da bismo mogli tvrditi da se putovanje održalo, troškovi su nam itekako potrebni. Ti računčići i ostalo smještaju putnika u određenom vremenu na određeno mjesto (po mogućnosti u vrijeme putnog naloga na mjesto odredišta ili barem putovanja prema ili od odredišta) što nam čini putni nalog: vjerodostojnim.

Zato nam je u interesu imati privitke uz putne naloge.

Zakonodavni okvir: izdaci uz putne naloge

Što kažu propisi? Evo što: Pravilnik o porezu na dohodak kaže u članku 8. slijedeću rečenicu:
„Uz putni nalog obvezno se prilažu isprave kojima se dokazuju nastali izdaci i to osobito: računi za cestarine, računi za parking, putne karate ili u iznimnim i opravdanim slučajevima preslike putnih karata, računi za smještaj i drugo, bez obzira na način podmirenja izdataka.“

Znači moramo za sve izdatke imati račune uz putne naloge. Obavezno.

Da bismo olakšali rad upravo sa tim dijelom, Relago Putni nalozi imaju mogućnost učitavanja privitaka uz putne naloge. No, pravilnik kaže da to samo iznimno mogu biti preslike a sa čim se mi načelno i slažemo.

Tko kaže da kao prvi korak uz putni nalog ne možete uploadati sliku računa i ostalih izdataka a originale kada stignete priložite u knjigovodstvo ili računovodstvo? Tako možete sve dokumente priložiti uz nalog odmah kada nastaju, čak i sa mobitela, slikanjem kamerom.
Originale (zgužvane papiriće koje je teško i pročitati 😃) čuvajte i kasnije dostavite gdje ih trebaju.

No, kakve i koliko datoteka mogu pohraniti uz putne naloge?

Učitavanje datoteka uz putne naloge

Obzirom da postoji nekoliko vrsta formata datoteka za slike a uz to ljudi uz naloge žele pohraniti i pdf, word dokumente, excel i svašta nešto – zato Relago Putni nalozi nemaju ograničenja po vrstama datoteka. Znači uz putni nalog možete pohraniti bilo koju vrstu datoteke.
Najčešće su to ipak .pdf, .jpeg, .jpg, .png, .bmp, .doc/.docx i .xls/.xlsx formati.

Dokumenti kao privitci uz putne naloge nemaju ograničenje po broju datoteka, možete ih učitati koliko želite.

Prilozi koje stavljate uz putne naloge imaju zapravo samo jedno ograničenje kod nas a to je u biti po veličini, prihvaćamo datoteke do 10 MB veličine što bi trebalo biti dovoljno za sve što želite učitati.

Privici uz podneske sa putovanja

Korisnici koji kod nas u aplikaciji Putni nalozi koriste opciju da djelatnici rade naloge kroz zahtjeve i podneske imaju malo drugačiju situaciju.
Recimo, administrator može raditi sve po putnim nalozima i tu sve ovo gore napisano vrijedi i za njega.

No, djelatnik koji radi zahtjeve za putovanjem i potom podnesak po povratku sa putovanja i pritom čeka odobrenja istih, nema pristup do putnih naloga. Taj djelatnik stavlja privitke uz podnesak sa putovanja, kao izvještaj sa prilozima. Tu vrijede ista pravila kao i na putnim nalozima, gore opisano.
Tako da on u izvještaju sa puta šalje „paket“ informacija prema odobravatelju podneska, a taj paket sadrži i privitke, učitane datoteke.
Kada se podnesak prihvati – svi privitci se automatski dodaju odgovarajućem putnom nalogu.

Sve se to smješta u oblak pa se može preuzeti po potrebi.

Preuzimanje privitaka uz putne naloge

U scenariju gore, kod odobravanja putovanja, odobravatelj može preuzeti privitke i pregledati ih prije no što odobri podnesak. Ako nemamo sve privitke (slike troškova ili slično) uz podnesak – administrator vrati kroz sustav djelatniku podnesak na doradu sa napomenom da mu nešto nije u redu ili da nešto nedostaje…

Kada se datoteke stavljaju uz putne naloge onda ih je moguće preuzeti pojedinačno sa forme za rad sa nalozima ili skupno u zip-u, zajedno sa putnim nalogom kada ga preuzimamo.

Korisnicima koji imaju opciju arhiviranja putnih naloga automatski se arhiviraju i dokumenti koje smo uploadali uz te naloge. Tako da je sve skupa sačuvano u jednom paketu.

Zainteresirani? Kontaktirajte nas pa ćemo vidjeti što Vam konkretno treba i što Vam možemo ponuditi.