Putni nalog obrazac u excelu? 8 razloga zašto ne!

Sa nedavnim promjenama u zakonodavstvu, prvenstveno potrebom prijave svih troškova - pozornost na putnim nalozima nikada nije bila veća. Dodajmo ovome obavezu ažurnijeg načina rada sa putnim nalozima (više ih se ne može obračunavati jednom godišnje, već to treba raditi mjesečno) sve više poslovnih ljudi traži način za jednostavnije, brže i točnije vođenje putnih naloga. U nastavku pročitajte zašto putne naloge ne biste trebali voditi u jednom, elektronskom, obrascu.

1. Obrazac putnog naloga ne radi obračun putnog naloga dovoljno dobro

Obračun putnog naloga ne biste trebali raditi u jednom Excel (a kamoli Word) dokumentu.
Koliko da ste god vješti u Excel programiranju, nećete moći postaviti dovoljno dobre formule, reference i tablice da po unesenim podacima rade obračun putnog naloga. Vjerujte nam.
Office paket, a posebno Excel i Word, su odlični programi, ali jednostavno nisu namijenjeni da služe kao obrazac putnog naloga.

S obzirom da je putni nalog, načelno, vrlo jednostavan dokument, mnogi pokušavaju ovako riješiti problematiku, ali često zapinju na osnovnim mogućnostima, te čine nalog koji će proknjižiti – potencijalno neispravnim. Tu je dovoljno kompleksnih situacija korištenja (izračuna dnevnica, preračunavanja iznosa iz stranih valuta i sl.), gdje je moguća pogreška.

A sigurno ne želite inspekciji ili sličnom nadzoru ostaviti mogućnost da vas kazne radi – putnog naloga.
Ili želite preuzeti taj rizik?

2. Više korisnika i jedan obrazac za putne naloge

Mnogo poslovnih subjekata ostavlja mogućnost zaposlenicima da rade na jednom dijeljenom obrascu. Ako omogućite pristup do nečega, ostavljate mogućnost (nenamjerne, naravno) – pogreške. Nema boljeg izraza za ovu situaciju od – „Pandorina kutija“.
Idemo nabrojati samo neke od potencijalno problematičnih situacija:
• Edukacija. Svaki korisnik mora znati raditi u tom dokumentu, a netko mu treba pokazati kako se radi.
• Verzioniranje. Ukoliko svi rade na jednom, dijeljenom obrascu putnih naloga, kako ćete napraviti dorade po obrascu, tj. koja je zadnja ispravna verzija?
• Brisanje. Ukoliko mogu otvoriti obrazac, svi korisnici ga jednako tako mogu i pobrisati. I pobrisati sve ostale naloge. Naravno, nenamjerno…
• Kopiranje. Ovo je češća greška od brisanja ali također donosi slične probleme.
• Zaključavanje naloga nakon obračuna. Ukoliko ste zaključali nalog, ne možete ga opet „otključati“ da biste samo još nešto unijeli. Ili možete? Pa to onda mogu svi?
• Slijedeći broj naloga. Taj problem ćemo adresirati – dolje.

3. Slijedeći broj putnog naloga

Broj putnog naloga mora biti jedinstven i slijediv u nizu. Ukoliko ga krivo unesete, ostavljate kasniju mogućnost za problematične situacije: dupli brojevi, „rupe“ u nizu putnih naloga…
Bez pregleda liste naloga, ne možete znati koji je slijedeći broj naloga. Ukoliko više ljudi radi na nalozima – tu je tek pravi problem. Čak i da sve ovo imate riješeno, vjerojatno je da ćete pogriješiti kod slijedećeg broja putnog naloga.
Potencijalno problematična situacija je također kada svi u tvrtci moraju zvati jednu osobu za slijedeći broj putnog naloga… Realno, onda ne radite u jednom obrascu nego imate jednu osobu koja vodi putne naloge, a što se događa kada te osobe nema na poslu?

4. Izračun putnih troškova u obrascu (druge valute)

Valuta obračuna putnog naloga je kuna, sve iznose obavezni ste pretvoriti u kune. To obuhvaća:
• Dnevnice,
• Akontacije i
• Putne troškove.

Za svaki trošak morate izračunati protuvrijednost u kunama.
Tečaj možete potražiti na stranicama HNB-a.
Svi iznosi moraju biti 100% točni.
Napomene o korištenim tečajevima za sve valute bi trebali također prikazati na putnom nalogu.
Sretno sa računanjem. :)

5. Evidencija putnih naloga

Ukoliko koristite jedan obrazac za putne naloge, gdje vam je sumarni prikaz po svim nalozima? Gdje se vide ukupni troškovi? Ili popis naloga po jednom djelatniku za taj mjesec? U drugoj tablici? Na pregledu samih obrazaca u file exploreru?
Iskreno, nama se niti jedna od tih mogućnosti ne sviđa previše…

6. Izračun dnevnica u obrascu putnih naloga

Čak i kod relativno „jednostavnih“ naloga obračun dnevnica može biti dovoljno kompliciran da se može pogriješiti. Da ne ulazimo u putne naloge kada se u periodu kroz nekoliko dana ili tjedana djelatnik ide kroz više (pa čak i desetaka) država. Govorimo iz iskustva kada kažemo da na obračun ovakvih naloga možete potrošiti, bez ikakvog pretjerivanja, i do nekoliko sati…
Vaše vrijeme sigurno vrijedi više.

7. JOPPD i putni nalozi – obrazac

Ok, unijeli ste sve naloge za mjesec, imate sve posloženo kako treba (nakon nebrojeno potrošenih sati) i onda to treba sve opet posložiti za, famozni, JOPPD obrazac.
Idealno, svi uneseni podaci bi već trebali biti pripremljeni za JOPPD, a njega bi trebali moći preuzeti na jedan klik.

8. Kontrola kilometara u putnim nalozima

Ukoliko djelatnici sami unose podatke u putne naloge, morate im vjerovati da unose realne podatke o prijeđenim kilometrima (posebno kod korištenja privatnih automobila). Naravno da svaku unesenu kilometražu možete provjeriti jeli ispravna – koristeći online mape. Situacija se dodatno komplicira ako imamo više odredišta...


U zaključku, previše je tu neodgovorenih pitanja ili problematičnih situacija koje predstavljaju rizik za vas i(li) preveliko vremensko opterećenje. Sve navedene probleme rješava aplikacija Putni nalozi, već po mjesečnoj cijeni od 35 kn.
Sami izračunajte isplati li vam se!