Kako olakšati rad tajniku ili administratoru kluba

Zamislite tajnika ili administratora sportskog kluba, udruge ili škole stranih jezika na početku sezone. Treba upisati nove članove, ažurirati podatke postojećih, poslati pozive na plaćanje članarina, pratiti uplate, odgovarati na upite roditelja te često još i izdavati potvrde o članstvu za školu.

I sve to uz redovan posao i ostale obaveze, jer je u velikom broju organizacija tajnik volonter koji administraciju vodi u slobodno vrijeme.
Poznata vam je ova situacija? Nama jest, jer s tim ljudima razgovaramo svakodnevno.

Gdje se gubi najviše vremena?

Najviše vremena obično odlazi na nekoliko zadataka koji se stalno ponavljaju:

• Upisi članova – fizički dolazak, ispunjavanje obrazaca i ručno prepisivanje podataka u Excel ili čak još uvijek u bilježnicu.
• Izrada i slanje/podjela uplatnica – pregled članova, provjera iznosa pa izrada i tek na kraju slanje uplatnica, tako u krug za svaki novi obračunski period.
• Praćenje i evidentiranje uplata – provjera tko je platio, a tko nije, često oduzima sate svaki mjesec.
• Odgovori na upite članova i roditelja – pitanja poput „Koliko dugujem?“ ili „Jesam li platio prošli mjesec?“ stalno se ponavljaju.
• Izrada različitih dokumenata – potvrde, suglasnosti, ispričnice i obavijesti često se izrađuju ručno, uz nepotrebno prepisivanje podataka i veću mogućnost pogreške.

Što se konkretno može automatizirati i ubrzati?

Za sve navedeno, Relago aplikacija Članstvo može značajno ubrzati i pojednostaviti administraciju.
Online upisi umjesto ispunjavanja upisnica – Potencijalni član jednostavno skenira QR kod, ispuni prijavu na mobitelu, a zahtjev za upis odmah se pojavljuje administratoru u aplikaciji.
Nema papira ni ručnog prepisivanja podataka.
Izrada uplatnica u nekoliko klikova za sve – odaberete period i datum dospijeća, a sustav automatski generira uplatnice za sve članove. Slanje e-mailom ili ispis radi se odjednom, a svaka uplatnica sadrži 2D barkod za jednostavnije plaćanje.
Automatsko evidentiranje uplata – Nakon učitavanja bankovnog izvoda aplikacija automatski predlaže povezivanje uplata s dugovanjima, a administrator ih potvrđuje jednim klikom.
Korisnički portal za članove (i njihove roditelje) – Članovi i roditelji mogu provjeriti stanje dugovanja, preuzeti uplatnice i pregledati povijest uplata, što značajno smanjuje broj upita upućenih tajniku.
Automatska izrada dokumenata – Potvrde, upisnice, obavijesti i drugi dokumenti mogu se preuzeti s automatski generiranim podacima o članu. Bez prepisivanja, bez kopiranja i bez grešaka u podacima.
Naravno, u aplikaciji postoji i niz drugih mogućnosti za automatizaciju i ubrzavanja administrativnog rada kao što su elektronička evidencija dolazaka, evidencija opreme i reversa, email kampanje za informiranje članova te mnoge druge.

Koliko se vremena može uštedjeti?

Ovisi o veličini kluba i načinu rada, ali kod kluba sa stotinjak članova posao koji je nekad trajao cijelo poslijepodne često se može svesti na dvadesetak minuta.

Osim uštede vremena, svi podaci nalaze se na jednom mjestu i dostupni su s bilo kojeg uređaja s pristupom internetu.

Nije samo za velike klubove

Često čujemo da ovakvi alati imaju smisla tek za klubove s nekoliko stotina članova.
U praksi je često upravo suprotno.

Manji klubovi imaju manje ljudi koji se mogu baviti administracijom, pa svaka ušteda vremena donosi još veću vrijednost.
Svaki mjesec prolazite iste administrativne korake ručno? Možda je vrijeme za jednostavniji način rada.

Ako vas zanima kako izgleda rad u aplikaciji Članstvo, možete je isprobati besplatno tijekom 14 dana, bez ikakvih obaveza. Registracija traje svega nekoliko minuta, a mi smo tu za pomoć pri postavljanju aplikacije kao i za sva pitanja.