Evidencija članstva: savjeti naših korisnika

Velik broj naših korisnika nam je prenijelo različita iskustva vođenja evidencije članstva (i povezanih aktivnosti) te smo uvidjeli njihove najčešće probleme. Nadamo se da će vam njihovi savjeti barem malo olakšati ovaj ozbiljni zadatak. Svi navedeni savjeti su implementirani u našoj aplikaciji Članstvo, a sve veći broj korisnika samo potvrđuje kvalitetu aplikacije.

Nedostaci vođenja evidencije članstva na papiru

Prva greška koju mnogi rade je izrada popisa članova u papirnatom obliku, bilježnici ili na običnom bloku. Vođenje evidencije članstva je stalni proces jer je članstvo je „živi organizam“, članovi se stalno upisuju ili ispisuju, negdje češće, drugdje rjeđe.
Jednostavni zadaci poput brisanja člana, promjene podataka, unosa dodatnih podataka ili napomena – na papiru su nemogući za izvesti.

Problemi pri radu sa Word ili Excel tablicom sa članovima

Elektronski zapisi ili tablice su korak u boljem smjeru, ali to opet nije konačno rješenje.
Takav dokument možete pohraniti na jedno mjesto (jedno računalo ili USB stick) o kojem ćete postati ubrzo ovisni te se možete nadati da ga nećete izgubiti.
A što ako stvarno izgubite taj dokument?

U slučaju da imamo nekoliko kopija istog dokumenta, problem je kada radite na jednoj kopiji, po završetku morate kopirati na više mjesta. Ukoliko su ti dokumenti na više mjesta, vjerojatnije je da im može pristupiti više osoba, napraviti štetu brisanjem ili mijenjanjem podataka ili samo uvidom u podatke.
Također, kada krećete mijenjati dokument jeste li sigurni da je to zadnja verzija, sa ispravne lokacije?

Vođenje evidencije članarina - puno posla oko praćenja plaćanja...

Bilo da naplaćujete mjesečne usluge ili godišnju članarinu, idealno bi trebali pripremiti uplatnicu za plaćanje (poželjno sa 2D barkodom, radi boljeg praćenja plaćanja), dostaviti je članu, pratiti plaćanje i zatvarati dugovanja.
Također su tu i novi članovi kojima treba naplatiti članarinu, članovi koji se ispisuju i koji više neće plaćati… Uz najbolju bilježnicu, excel tablicu i vaše savršeno pamćenje – ovaj će Vam proces oduzimati puno vremena.

Upisnica, ispisnica, razne potvrde za članove…

Svakodnevno vođenje evidencije članstva podrazumijeva izradu puno dokumenata (upisnice, ispisnice, potvrda, opomena, zahtjeva…). Sve te dokumente možete raditi ručno sa istim podacima koje ćete kasnije prepisivati u evidenciju ili ih raditi u predlošcima gdje ih je opet potrebno kopiraj/zalijepiti sa drugog mjesta.
Za sve to postoji jednostavniji način kojim ne trošite toliko vremena i sigurni ste da upisujete točne podatke.

Program za evidenciju članova

Naša je preporuka da koristite program koji je namijenjen vođenju evidencije članova, poput Relago Članstva.
Sveobuhvatnost rješenja, mnoštvo opcija, jednostavnost i brzina korištenja govore sami za sebe. U aplikaciji je moguće, osim obavljanja gore navedenih zadataka, raditi i mailing prema članstvu, voditi evidenciju voditelja/zaposlenika/voditelja, pratiti evidenciju dolazaka, preuzeti mnoštvo statističkih i korisnih izvještaja, u zadnje vrijeme toliko spominjani registar članstva…

Također, cijena je opravdana samim uštedama vremena koje možete postići kroz sporadično ili svakodnevno korištenje aplikacije.