Digitalni potpis na putnim nalozima

Svatko od nas ima mobitel u džepu i putem njega pristupa važnim, zaštićenim i sigurnim aplikacijama i podacima. Dosta često metode provjere identiteta su putem skena lica, prsta ili unosom jednostavne brojčane lozinke. Tako odobravamo (ili potpisujemo) transfere novaca, ulaz u važne aplikacije ili radimo sa e-poštom. Ako tako važne stvari možemo verificirati elektronički, zašto pobogu ne bismo elektronički potpisivali putne naloge?

Odmah da i odgovorimo: možemo digitalno potpisivati!
Idemo vidjeti kakva su stajališta danas, što ljudi u praksi rade vezano uz poslovna putovanja i najvažnije: što kažu nadležne institucije? Radi li se ovdje o tokenima, čitačima kartica i certifikatima…

Informatizirano i sigurno doba

Statistika kaže da je do početka 2023.-e bilo oko 1,7 milijuna jedinstvenih prijava u sustav e-građana. Za jednu zemlju od 3,8 milijuna ljudi – poprilično. Statistika također otkriva da u RH ima više mobitela nego ljudi, oko 4,5 milijuna. A svi su oni sigurni i preko njih se svaki dan nešto verificira („potpisuje“).

Čak i djeca verificiraju svakodnevno - otključavaju mobitel, prijavljuju se u e-dnevnik, čitaju mailove ili preuzimaju ili šalju materijale sa dijeljenih radnih mapa.
Odrasla osoba plaća račune, prebacuje novce, plaća u dućanu mobitelom i kupuje online – sve garantirajući svoj identitet kako bi odradila te transakcije.
Ništa novoga, sve sigurno, nema nikakve panike, to nam je postala svakodnevica. Količina novaca koja se odradi na ovakvim transakcijama je ogromna, u nekakvoj paraleli sigurno puno veća od iznosa koje ljudi pravdaju po raznim putovanjima na kojima su bili.

No, i dalje je uvriježeno mišljenje kako je potpis rukom siguran. Ili možda baš i nije?

Upitnost potpisa rukom

Autor ovog teksta će prvi reći da se dva puta u životu nije isto potpisao.
Nemam dva identična potpisa. Jednostavno kada se treba potpisati nema istih rezultata a nije da nisam pokušavao i vježbao. Bilo bi interesantno tražiti sudskog vještaka da utvrdi koji mi je realni a koji falsificirani potpis.

Uzmimo u obzir da su današnja djeca zaboravila držati olovku jer su stalno na tipkovnici (stvarnoj ili onoj na zaslonu mobitela). Kako će to tek izgledati za desetak godina kada ćemo tražiti da se osoba koja je puno manje od ranijih generacija pisala garantira svoj identitet – ručnim potpisom. Za pretpostaviti je da će se umjesto potpisa rukom uvesti sigurnije metode identifikacije nego išta drugo jer potpis rukom upravo nije siguran.

Plus falsificiranje ručnog potpisa je danas lakše napraviti nego onog digitalnog, hoćeš rukom iz nekoliko pokušaja, štambilj potpisom (kojeg smo imali prilike vidjeti u nekoliko tvrtki da ih koriste – onda je svaki potpis identičan) ili putem Photoshopa ili sličnih alata.
Upravo u tom smjeru razmišljaju i naši zakonodavci – ručni potpis je zastario.

Mišljenje Porezne uprave

Od mjeseca rujna 2020.-e Porezna uprava kaže da se sa ciljem digitalizacije i poslovanja bez papira, sukladno zakonima i pravilnicima, putni nalog može i u slučaju elektroničkog potpisivanja smatrati vjerodostojnim putnim nalogom. Ovo je naravno skraćena verzija dok cijelo mišljenje možete pročitati ovdje.

Bitno je da imamo nedvosmisleno utvrđen identitet osobe koja se potpisuje na način koji je propisan za knjigovodstvene isprave što je moguće riješiti i aplikativno, kao kod nas u Relago Putnim nalozima.

Znači da nisu potrebni FINA certifikati, čitači raznih kartica, identifikatori tokenima ili posebna rješenja za mobilne uređaje kojima se utvrđuje identitet. Na kraju krajeva, u tvrtkama ovakve metode identifikacije imaju ili direktori, netko iz uprave, osobe koje rade isplate ili prijave na zaštićene sustave, sigurno ne svi djelatnici koji putuju.

Znamo to jer imamo korisnike koji već godinama digitalno potpisuju naloge.

Elektronički potpis putnih naloga u praksi

Još uvijek većina naših korisnika printa putne naloge jer su takvi uvriježeni procesi ili je riječ o manjim korisnicima ili se ljudi opiru bilo kakvoj promjeni.
No, otkada Relago Putni nalozi imaju proces odobravanja putovanja korisnici koji se odlučuju na implementaciju digitalnog potpisivanja putnih naloga vidimo kako je upravo ta opcija vrlo dobro prihvaćena.

Pogotovo iz perspektive gorespomenutog mišljenja gdje je jasno kako je to sve po slovu zakona i da takvi dokumenti prolaze porezne i druge nadzore bez ikakvih problema. Više naših korisnika mogućnosti digitalnog potpisivanja naloga su upravo poslovni subjekti u neprekidnom ili čestom poreznom nadzoru i (usuđujemo se reći) sa poprilično visokim standardima gdje su digitalno potpisani putni nalozi iz Relaga prošli već na desetke provjera i revizija – i sve je u redu.

Sigurnom prijavom u sustav djelatnik garantira svoj identitet a zahtjev za putovanjem, odobrenje ili druge aktivnosti se bilježe u sustavu jedinstveno za tog djelatnika, nedvosmisleno.

Nema vađenja kemijske olovke, nema čekanja jeli osoba tu i kada će biti da se potpiše, nema slanja poštom, nema niti ispisivanja papira i trošenja tonera.

Paperless poslovanje

Poslovanje bez papira je mit u Hrvatskoj. Svi tome težimo, tehnologije nam to omogućuju no i dalje puuno toga printamo. Pa tako i putne naloge, da bismo ih potpisali.

Obzirom da nam mišljenje gore daje za pravo da ne moramo printati putne naloge, predlažemo i Vama – budite "zeleni" i ne printajte putne naloge. Iskoristite rješenja koja postoje i koje vam omogućavaju paperless poslovanje, uštedite na toneru, poštarinama da pošaljete putni nalog a i smanjite nepotrebno korištenje papira.

Još kada dodamo uz sve ovo da u aplikaciji imamo i mogućnost uploada dokumenata uz putne naloge – spremni smo da odradimo sve putne naloge bez ijednog suvišnog papira, na „zeleniji“ način. Probajte već danas.