Zahtjevi za odobrenjem putnih naloga

Ponekad imamo situacije da djelatnici prije odlaska na put trebaju provjeriti sa nadređenima mogu li ići na putovanje. Tada im upućuju zahtjev za odobrenje službenog putovanja. Upravo o tome danas pričamo.

Manji poslovni subjekti odmah rade putne naloge, no složenije, strukturiranije organizacije u procesu rada sa službenim putovanjima imaju definiran proces koji uključuje izradu zahtjeva za putnim nalozima i njihovo odobravanje ili odbijanje. Što su to zahtjevi?

Što je zahtjev za odobrenjem putnog naloga?

Zahtjev je u biti upit putnika/djelatnika prema nadređenoj osobi: mogu li ići na put?
Djelatnik prije putovanja traži odobrenje putovanja te provjerava sa nadređenima može li ići na put.
On upućuje zahtjev za odobrenjem putovanja kojeg šalje nadređenoj osobi (npr. direktoru) i to najčešće putem maila. Nadređena osoba potom odbija ili odobrava taj zahtjev. Ako je zahtjev odobren djelatnik radi putni nalog (ili mu ga kreira tajnica uprave ili slično) i nosi ga sa sobom na put.

U Relago Putnim nalozima (inače najboljem rješenju za rad sa putnim nalozima) imamo opciju kreiranja zahtjeva za odobrenje putovanja. Cilj tih zahjeva je automatizirati proces od potrebe za odlaskom na službeno putovanje kroz proces odobravanja do, na kraju - putnog naloga.

Što čini zahtjev i što se njime radi

Zahtjev za odobrenjem bi trebao sadržavati minimalno osnovne informacije o putovanju, kao što su:
  - svrha putovanja,
  - odredišta na putovanju i
  - trajanje putovanja,
dok proces rada sa zahtjevima za odobrenjem putnih naloga izgleda ovako:
  1. Djelatnik kreira zahtjev upisujući osnovne podatke o putovanju
  2. Djelatnik šalje taj zahtjev odobravatelju
  3. Odobravatelj pregledava i odobrava/odbija taj zahtjev

Prilično jednostavno, zar ne?

Odbijeni zahtjev ne radi ništa dalje u procesu rada, jednostavno je odbijen. Odobreni zahtjev kreira putni nalog koji dalje ide u obradu kao i do sada.

Odobravatelji zahtjeva za putnim nalozima

Zahtjev za službenim putovanjem djelatnika odobrava njegova nadređena osoba (voditelj, direktor i sl.) koja može „ocijeniti“ da li je službeno putovanje opravdano ili nije.
Nadređenoj se osobi kroz sustav uloga i ovlaštenja daju prava za odobravanje putnih naloga (više o ulogama i ovlaštenjima dolje).

Ideja je da je cijeli proces relativno jednostavan, brz, svakako olakšava podnošenje zahtjeva i njihovo odobravanje i odbijanje i minimalno utječe na proces kreiranja putnih naloga.

Uloge korištenja aplikacije, ograničenja pristupa do podataka

Obzirom da u Relago Putnim nalozima imamo i uloge i ovlaštenja pristupa (o čemu smo i ranije pisali), zahtjevi se tu lijepo uklapaju.
Uloge korištenja aplikacije definiraju do kojih podataka i akcija djelatnik ima pristup. Na primjer, najčešće postoje administratori koji vide i mogu sve, isplatitelji koji mogu raditi po isplatnim listama i knjigovodstvenim izvještajima i slično, djelatnici koji vide samo svoje podatke i mogu raditi naloge. Ili mogu kreirati zahtjeve za odobrenjem putnih naloga, te ih poslati odobravatelju.
Naposljetku, tu su i spomenuti odobravatelji koji vide zahtjeve koji su upućeni njima te ih mogu odobriti ili odbiti.

Paketi i cijene korištenja zahtjeva za putnim nalozima

Ako uzmemo u obzir da su uloge i ograničenja pristupa korištenja aplikacije Putni nalozi dostupni u paketu Po mjeri, jasno je da je ova opcija prisutna u paketu Po mjeri što znači da nas je potrebno kontaktirati za sve opcije korištenja.

Ne oklijevajte nas kontaktirati – stojimo Vam na raspolaganju za sva pitanja.