Dva i više djelatnika na jednom putovanju i na jednom putnom nalogu?

Što sa situacijama kada na jedno putovanje ide više djelatnika? Često idu i sa istim prijevoznim sredstvom i imaju iste troškove. Kako onda napraviti putni nalog?

Grupna putovanja

Osim situacije kada je jedan djelatnik upućen na putovanje, vrlo često se događa da više djelatnika putuje na isto putovanje skupa. To se, recimo, događa kod putovanja na sajmove, važne prezentacije, sastanke, kada dva vozača idu jednim kamionom voziti ture, kada više radnika ide na isto gradilište, više djelatnika na instalacije ili servise, natjecatelja i popratnog osoblja na sportsko borilište…

U pravilu oni idu istim putem, sa istog polazišta na isto odredište sa istim prijevoznim sredstvima.

Kako onda napraviti putni nalog za sve njih na tom jednom putu?

Putni nalog za više djelatnika?

Takvo što ne postoji, idemo odmah razjasniti stvari – pravilo je: putni nalog po djelatniku.

Recimo da radite u Relago aplikaciji Putni nalozi, nakon što izradite jedan nalog za prvog djelatnika i unesete sve potrebne stvari za obračun tog naloga i spremite ga, možete ga preuzeti obračunatog, spremnog za isplatu djelatniku.

Ono što je zgodno, taj nalog možete kopirati jednim klikom u novi, promijenite djelatnika i spremite. U doslovno desetak sekundi dobijete novi nalog, također spreman za isplatu i ostalo.
Nakon što ste kopirali prvi nalog u drugi, nastavite tako dok niste napravili naloge za sve djelatnike.
Jednostavno.

Privatno prijevozno sredstvo kod putovanja više djelatnika

Poznate su nam situacije gdje na isto putovanje jedan od djelatnika uzme svoje privatno prijevozno sredstvo kojim vozi više djelatnika. Ništa neuobičajeno.
U tom slučaju se djelatniku isplaćuju 2 kune po prijeđenom kilometru kao nadoknada goriva i korištenja privatnog vozila.

Ono što ovdje valja napomenuti jest iako su se drugi djelatnici vozili sa vlasnikom tog privatnog vozila, oni nemaju pravo za pravdanje 2 kune po kilometru.

Ako ste u Relago Putnim nalozima, na kopiranom nalogu je dovoljno maknuti kvačicu sa „vozač“ polja i na obračunu će biti prikazano korišteno prijevozno sredstvo, no neće biti pravdane 2 kn/km, što je i ispravno.

Akontacije i troškovi na nalozima sa dva ili više djelatnika

Slično kao i gore sa 2kn/km, ako su djelatnici na tom putovanju imali troškove, npr. cestarinu, hotel i sl., obračunati (pravdani) iznos se mora unijeti tako da se prikazuje (i refundira ako treba) u realnom iznosu.
Ako je jedan djelatnik platio onda se trošak namiruje i prikazuje samo njemu. Sa naloga za druge djelatnike ga je potrebno maknuti.

Ako je trošak dijeljen na više djelatnika (npr. cestarina na putovanju autom sa više djelatnika) onda možemo podijeliti trošak proporcionalno po djelatnicima, no predlažemo ranije spomenutu opciju.
Slična je situacija sa akontacijama i u ovakvim slučajevima, ako itko prima akontacije, onda je to jedna osoba kojoj se to i navodi u putnom nalogu. Naravno, ako su i drugi djelatnici primili neke novce za put unaprijed, to se unosi za svakog djelatnika zasebno u njegov nalog u realnom iznosu.