Temeljnica za knjiženje i putni nalozi

Potreba da se iz jednog sustava određena količina nečega prepiše u drugi sustav sigurno nije novina, prije je naše svakodnevno radno okruženje. Zato ljudi i rade dokumente koji imaju određenu strukturu te definiraju pravila za izvoz podataka. Danas pričamo o izradi temeljnica za knjiženje putnih naloga.

Izvoz ili eksport podataka olakšava dosta aktivnosti u svakodnevnom poslovanju, uzmimo samo primjer Relago aplikacija.
Pa tako evo i u Putnim nalozma, možemo sve troškove vezane uz napravljene naloge (a i loko vožnje i terenske dodatke) izvesti u datoteku koju možemo učitati u neki drugi softver, računovodstveni ili knjigovodstveni program i tako automatizirati proces.

Pitanje automatizacije onoga što se automatizirati može je prisutno danas u svim vrstama poslovanja i svakom segmentu poslovanja. Sastavni dio toga je i pokušaj povezati dva različita sustava kako bi se olakšao posao, osigurala točnost podataka i, što je najvažnije, smanjila mogućnost greške.

Ranije smo, sa ciljem digitalizacije rada sa putnim nalozima, govorili o izradi isplatnih lista te prijavi putnih naloga putem JOPPD obrasca u ePoreznu i tu u oba slučaja govorimo o radu sa većom količinom isplata ili putnih naloga na jedan klik.

Na isti način je zamišljen i rad sa temeljnicom za knjiženje.

Što je temeljnica za knjiženje

Temeljnica za knjiženje je financijski dokument koji se koristi za knjiženje unutar nekog dijela poslovanja poslovanja, u ovom slučaju kod obračunatih putnih naloga. To je najčešće excel dokument (može biti i xml ili csv ili txt) koji je točno strukturiran na način da kada se učita u neki sustav - prenese podatke po specifikaciji koju taj drugi sustav „razumije“ pa može te podatke i obraditi.

Popis kolona u dokumentu je individualno dogovoren kao i njihov sadržaj. Svakako su ovdje prisutni i podaci o vrsti troška, identifikaciji putnog naloga, djelatnika na koji se trošak odnosi ali i konta (duguje/potražuje). To se dogovori tijekom razvoja temeljnice.

Kada govorimo o troškovima koje temeljnica sadržava to su svakako tuzemne i inozemne dnevnice, naknade za korištenje vozila u službene svrhe te ostali uneseni troškovi po putovanju (smještaj, reprezentacije, gorivo, cestarine...).
Najvažnije je da se po učitavanju tog dokumenta dogovoreni podaci ispravno prenesu u novi sustav, bez grešaka i na klik. Opet ćemo napomenuti da uz putne naloge temeljnica može sadržavati i loko vožnje pa i terenske dodatke, pomorski dodatak itd.

Vrlo važna stavka je i redovitost rada sa temeljnicama.

Kada se kreira temeljnica za knjiženje

Temeljnica se svakako kreira po obračunu putnih naloga, najčešće po isplati. Recimo, u Relago Putnim nalozima imamo nekoliko opcija (isplatne liste, obračunska razdoblja u kalendarskim mjesecima…).

Nakon što isplatimo naloge nekako je prirodno da se po tome (ili nešto prije toga, ovisi) u sustav za knjiženje učita temeljnica sa tim podacima. Dokument za prijenos podataka (temeljnica) sadržava sve što je isplaćeno pa je moguće prijenos podataka raditi i više puta mjesečno te je time osigurano da se bavimo putnim nalozima po isplatama.

Na ovo se lako nadoveže i JOPPD obrazac jer ga se najčešće prijavljuje početkom mjeseca za sve isplate koje su bile prošli mjesec. Možemo ga prijavljivati i na dane isplate ali radi ograničenja JOPPD-a (maksimalno jedna prijava dnevno, a potreba za prijavom ima raznih) obično se to radi jednom za prošli mjesec. Ima onih koji takve stvari isplaćuju i više puta mjesečno.

Kod nas se JOPPD preuzme kumulativno za cijeli mjesec, u jednoj datoteci, za sve isplate.

Druga je opcija po periodu obračuna putnih naloga gdje se onda svi podaci „obračunati“ u jednom periodu knjiže putem temeljnice jednom mjesečno. To je najčešće početkom mjeseca za sve što je obračunato prošlog mjeseca. Priča oko JOPPD obrasca se i ovdje samo nastavi na proces, preuzimanjem jedne datoteke.

Isplativost temeljnice za knjiženje

Iako je ova opcija načelno interesantna sustavima koji imaju veći broj naloga mjesečno iz iskustva možemo reći da imamo i korisnike sa desetak putnih naloga mjesečno koji kreiraju temeljnicu za učitavanje u vlastiti računovodstveni program.

Čak da imate manju količinu naloga, korisnici često ističu brzinu kao glavni benefit korištenja temeljnice. Vrlo je važno spomenuti da se cijeli proces automatizira umjesto da se podaci ručno prepisuju što garantira točnost podataka i minimiziranje mogućnosti grešaka.

Navedimo samo za kraj kako je ova opcija prisutna u paketu Po mjeri, prilagođava se svakom zasebnom korisniku a shodno tome se tako i cijeni – ovisno od slučaja do slučaja, netko ima jednostavnu datoteku, a neki sustavu zahtijevaju čak i više datoteka odjednom.
Radimo ih praktički konstantno - kontaktirajte nas za više informacija.