Kako upravljati putnim nalozima za više zaposlenika

Nije baš da se stvari odvijaju kako bismo htjeli kada prepuštamo stvari da se odvijaju same po sebi. Tako i sa upravljanjem procesima. Uvođenje reda u procese rada kod veće grupe putnika rijetko je kada tema, još je rjeđe prioritetna a često je puna nepoznanica.

Zaista, kako kvalitetno upravljati putnim nalozima u sustavima kada imamo veći broj zaposlenika?

Zaposlenici koji češće putuju

Kada govorimo o radnicima koji češće putuju to su radna mjesta kojima je u osnovnom opisu putovanje, kretanje, obavljanje posla izvan ureda ili fiksnog mjesta rada. Ovdje možemo govoriti o prodajnim predstavnicima, zastupnicima na terenu, serviserima, monterima, dostavljačima, prijevoznicima, građevincima…
Listi skoro pa nema kraja.

Zajedničko im je da je posao izvan mjesta prebivališta ili rada što predstavlja temelj za nadoknadu povećanih troškova koje donosi upravo izbivanje van mjesta prebivališta ili rada.
A to je dnevnica – neoporezivi dodatak na plaću.
A temelj za obračun dnevnice je putni nalog.

Proces odobravanja putovanja

Pogotovo u većim sustavima (ali i manjima ovo može biti interesantno) je opcija da se prati tko odobrava putovanja, kontrolira troškove, da se skuplja dokumentacija i da je posljedični obračun, isplata, knjiženje i prijava na Poreznu što automatiziranije. Zato postoje sustavi za upravljanje putovanjima (kakvi su Relago Putni nalozi) gdje je ideja posložiti cijeli proces od početka do kraja, digitalno (o čemu smo već pisali ranije).

Još ako cijeli proces uključuje i paperless pristup (bez trošenja papira i printanja naloga) uz digitalno potpisivanje – tim bolje. Upravljamo putnim nalozima na učinkovit i zelen način, sukladno postojećim propisima i zakonima.

Praćenje troškova kroz odobravanje izvještaja sa putovanja

U cijelom procesu je bitno pregledati i financijski aspekt većeg broja putovanja gdje osobe kojima je to zadaća trebaju aktivno pregledati troškove putovanja, priznati iznose koji su prihvatljivi za neka putovanja, odbiti one koji nisu (što je u praksi rijetkost, ali se zna dogoditi).

Pojedinačna kontrola svakog zasebnog putovanja je od velike važnosti u cijelom procesu te je bitno da odobravatelj ima na jednom mjestu pregled cijele situacije: troškova, podatke o računima, slike ili fizičke račune.
Pogotovo ako su djelatnici dislocirani i nisu u „središnjici“ i ne donose sve dokumente na jedno mjesto – opcija da to rade udaljeno sa računala ili mobitela nam može riješiti mnogo zaostataka i glavobolja.
Na kraju je ponekad zgodno te sve iznose pregledati i u totalu, ukupno.

Kumulativni izvještaji po povratku sa putovanja

Vremenski okviri u kojima se podvlače crte i brojke gledaju zbirno ili ukupno ovise od tvrtke do tvrtke ali su to najčešće kalendarski mjeseci. Periode definiraju osobe koje upravljaju tim procesima a potrebe su razne, od analiza troškova, segmentacija po projektima ili sektorima unutar tvrtke i drugih pogleda na troškove povezane sa putovanjima.
Zato i postoje aplikacije koje navedeno mogu akumulirati na klik, pružiti neki izvještaj ili napraviti dokument kojim će se svi ti podaci prebaciti u neki drugi sustav automatski kako bi u nekom specijaliziranom alatu netko mogao izvući druge zaključke i slično. Bez ručnog prekucavanja podataka.
O tome smo također već govorili ranije.

Upravljanje većim brojem zaposlenika koji češće putuju te im se isplaćuju dnevnice već je davno odmaklo od dijeljene excel-ice. Ako se prepoznajete u izrazu „imamo excel“ možda je vrijeme da date priliku programu koji će na jednom mjestu riješiti veći broj nepoznanica i gomilu ručnog rada.

Nazovite nas ili nam pošaljite mail. Bavimo se putnim nalozima već više od 12 godina pa volimo misliti da znamo o čemu pričamo.