5 razloga zašto ne voditi članove u Excelu

Da razjasnimo jednu stvar, Excel je odličan program i hvala dobrim ljudima iz Microsofta koji su ga napravili. Svakodnevno ga koristimo i olakšava nam život, štedi vrijeme i čini poslovanje bržim i efikasnijim. E sad kad smo to rekli, moramo reći da čak i Excel ima svoja ograničenja, neke stvari ne može i to je u potpunosti razumljivo. Jednostavno – nije napravljen za tu namjenu.

Svakako treba napomenuti kako je Excel puno bolja alternativa papiru – o čemu smo već pisali (tj. bilježnicama, rokovnicima ili tekama), ali upravo u nastavku donosimo nekoliko važnih razloga zašto vaše članstvo i članarine ne biste trebali voditi u Excel tablicama.
Word isključujemo u startu jer još manje odgovara namjeni.

1. Excel ne odgovara namjeni vođenja članstva

Kako smo napomenuli u uvodu, Excel nije napravljen za složenije zadatke kao što su vođenje članstva. Jedan od razloga je što u više različitih tablica morate često imati povezane podatke iz drugih tablica. Također, u određenim situacijama morate imati i složene formule sa kompleksnim referencama koje zahtijevaju vještinu i koncentraciju rada u Excelu. Jedan krivi copy/paste kolone i cijela se stvar "raspadne" do neprepoznatljivosti. Često čujemo o problemima kod dodavanja novih redaka ili proširivanja tablica. Popravak nastale situacije će Vam oduzeti puno vremena (i živaca) a još je gore što možda nećete biti sigurni kako ste „popravili“ stvar do kraja.
Također, ponekad je potrebno kreirati razne dokumente koji se odnose na zasebne članove (upisnica, ispisnica, potvrde, opomene) – opet, Excel jednostavno nije namijenjen za ovakav tip zadataka.

Za kraj primjera, iz Excela ne možete održavati mail komunikaciju sa članstvom.

2. Zadnja verzija / Ispravna verzija

Recimo da vodite sve podatke o članovima, dugovanjima, plaćanjima, potrebnom papirologijom, pratite prisutnost članstva i pregledavate sve potrebne izvještaje koristeći Excel tablice. Sve to u jednom dokumentu (ili jednoj mapi). Ukoliko to isto trebate prebaciti na drugo računalo ili poslati nekome ili samo držati na USB sticku – vjerojatno imate više od jedne kopije. Ako zbog ničega onda radi sigurnosti (backupa).
Tada dolazimo do pitanja „Jeste li sigurni koja je zadnja/ispravna verzija?“. Ona na sticku? Ili ona na mailu? A možda je ona na kućnom laptopu? Osim ako nemate iznimno dobru memoriju i odlično ste organizirani – ovo predstavlja potencijalni problem i oko gubitaka podataka i oko rada na krivim podacima.

3. Rad više ljudi na Excel tablicama

Osim ako ste jedina osoba administrator, vjerojatno će i netko drugi koristiti napravljene Excel tablice i tu dolazimo do problema. Svatko kome date pristup do Excel tablica sa članovima, Excel obrazaca i slično – može napraviti štetu (namjerno i, češće, nenamjerno).
Netko može u najboljoj namjeri pokvariti tablicu koju ste dugo i strpljivo slagali a zatim je na Vama da popravite stvar.

4. Stalni pristup podacima u Excel tablici

Nemogućnost pristupa podacima može predstavljati veliki problem, recimo u situacijama kada niste za računalom a netko Vas pita za broj telefona ili neki drugi podatak od nekog člana koji mu treba hitno.
Ili npr. morate zabilježiti neku važnu informaciju o članu koju ćete vjerojatno kasnije zaboraviti.
Ili trebate poslati nekome cijeli popis članova...

5. Članarine u Excelu

Čim je riječ o novcima, svi se malo ozbiljnije razgovaramo. I sada dolazimo do pravih pitanja:
Jeste li dovoljno pouzdani u sebe i Excel kako biste pratili financijsko poslovanje?
Znate li u svakom trenutku točno što je plaćeno i kada ili što nije plaćeno i koliki su ukupni dugovi?
Želim li baš iz Excela printati uplatnice, mučiti se sa podešavanjem polja i stalnim promjenama po tablicama? (2D barkod na uplatnicama možete zaboraviti).
Možete li brzo i jednostavno pregledati općenito poslovanje i naplatu?

Radi svega navedenoga, naša je preporuka: Nemojte voditi članstvo u Excelu. Koristite profesionalne alate koji su napravljeni sa točnom svrhom kako biste sebi olakšali poslovanje, uštedili vrijeme (i novac!) te organizirali administraciju.
Alat kao što je Relago Članstvo - isprobajte još danas.