Kotizacije, uplatnice i računi za seminare

Kompleksan proces kao što je organizacija seminara ima mnogo zasebnih, kompliciranih koračića koje bi zgodno bilo sve na jednom mjestu pokriti kroz jedan softver. Da nam olakša bavljenje sa većim brojem polaznika, prijava, izdavanja računa… Pa i postoji, učinkovita i jednostavna aplikacija za organizaciju seminara, webinara, praktikuma, konferencija, edukacija, izobrazba, događaja i slično. I to Relago aplikacija.

Točnije njih dvije koje se sjajno upotpunjuju. No, idemo prvo o procesu, kako izgleda organizacija seminara, po koracima, sveobuhvatno.

Proces organiziranja seminara

U osnovi, seminari (uključujući i konferencije, webinare, edukacije, događaje…) su događaji gdje se okuplja veći broj ljudi radi predavanja, radionica, edukacije pa samo i druženja, upoznavanja, dobivanja drugačijih perspektiva. Polaznici seminara se prijavljuju na seminar sa svojim podacima te plaćaju prisustvo na seminarima i to se najčešće zove kotizacija. Za tu kotizaciju se treba izdati račun a na kraju je uvijek polaznicima seminara zgodno poslati neke obavijesti prije početka seminara ili zahvalu ili materijale na kraju seminara.

Redom se događaju:
   - Oglašavanje seminara prema polaznicima
   - Prijava polaznika na seminar
   - Poziv polaznika na plaćanje seminara (uplatnice sa 2D barkodom)
   - Plaćanje seminara do određenog broja dana prije seminara
   - Izdavanje računa po uplati
   - Opcionalno:
      o Pozivanje onih koji nisu platili kotizaciju na plaćanje
      o Izdavanje računa na drugog platitelja osim polaznika

U međuvremenu je tu dosta organizacijskih pitanja oko predavača, lokacija, dvorana, opreme itd., no to nije tema ovog teksta. Naravno, postoje i drugačije vrste seminara sa specifičnim razlikama no, ovdje ćemo opisati proces kako ga je moguće automatizirati kroz Relago aplikacije Članstvo i Računi.

Marketing i organizaciju preskačemo, idemo vidjeti kako odraditi prijave.

Prijave polaznika, online

Aplikacija Članstvo ima nešto što se zove online upisi. To je online forma koju možete prilagoditi izgledom, logotipom, napomenama i sl. Vašim potrebama i:
  - Staviti ju na Vaše web stranice (embed)
  - Link podijeliti na društvenim mrežama, whatsapp-om, mailom i dr.
  - Sličicu QR koda staviti na Vaše tiskane materijale (letak, plakat i s.)
a Vaš polaznik ju ispuni online i prijavi se na sudjelovanje. Tu prijavu Vi možete odbiti (ako npr. nisu ispravni podaci i takvo što javiti polazniku kroz automatizirane email poruke ili prihvatiti o čemu je on obaviješten mailom.

Imate više termina i lokoacija Vašeg događaja, edukacije, seminara, konferencije?
Nema problema – kod online upisa polaznik odabire jednu od grupa koje ste vi definirali u ponudi. U prijavi odmah vidite i za što se on/ona prijavio.

Po prihvaćanju online upisa, polaznik se „smješta“ u odabranu grupu te mu se odmah kreira i kotizacija sa ranije definiranim iznosom.

Poziv na plaćanje kotizacije

Seminari i slični događaji standardno imaju veći broj polaznika a svi oni plaćaju iste iznose, možda sa nekoliko iznimaka. Kada prihvatimo online upise, ti polaznici imaju svi kreirane kotizacije u sustavu.

Njih možemo na klik grupno poslati svima na mail u formi e-uplatnice sa 2D barkodom (ili ih isto tako i isprintati) ili pojedinačno slati (npr. ako nam se danas upiše 5 novih polaznika, prihvatimo sve online upise, i poklikamo njih 5 da im se pošalju e-uplatnice na mail).

Po njihovim uplatama, mi možemo povezati plaćanja sa kotizacijama u sustavu (jer svaka kotizacija ima automatski jedinstven poziv na broj). I tako vodimo evidenciju tko je što platio – i znamo tko još nije platio (što je također bitno).

I ako smo par dana prije seminara a prošao je datum dospijeća kada smo očekivali uplate a još imamo nešto slobodnih mjesta, kroz aplikaciju možemo na klik svima koji nisu platili poslati podsjetnik, opet sa 2D barkodom.
A po uplati – trebamo i račun.

Računi za kotizacije

Kada u aplikaciji Članstvo označimo kotizaciju plaćenom (ručno, pojedinačno ili grupno putem učitanog bankovnog izvoda) – u aplikaciji Računi nam se kreira račun. U nizu brojača (kako računi i trebaju ići) za tog korisnika sa njegovim iznosom. Korisniku na klik možemo na mail poslati njegov račun sa potvrdom prijave, linkom na raspored i što već kroz predefinirani sadržaj maila.

Što ako je platitelj netko u ime polaznika? Npr. tvrtka je platila kotizacije za prodajnu konferenciju svojim prodavačima ili je vrtić platio edukaciju svojim odgojiteljima. Nema problema.
Kod online upisa napomenemo da nam upišu podatke o platitelju na koga će ići račun – kada označimo kotizaciju plaćenom, račun za platitelja (tvrtku ili vrtić iz ranijeg primjera) je spreman.
Ponekad takve račune treba poslati i kao e-račun – e pa aplikacija Računi ima i to na klik. Izravno iz aplikacije, jednostavno da ne može biti jednostavnije.

Obavijesti za polaznike

Kroz aplikaciju Članstvo možemo poslati svim korisnicima različite obavijesti, važno je znati da aplikacija radi točan i jasan odabir primatelja na klik. Evo nekih primjera:
  - Svima koji još nisu platili pošalji podsjetnik za plaćanje sa podacima za plaćanje
  - Svima koji su platili pošalji raspored konferencije, seminara, edukacije, sa linkovima na pdf, word ili slične dokumente
  - Po završetku seminara pošalji mail sa materijalima svima koji su sudjelovali
  - Po organizaciji novog termina seminara – svima koji su bili (ili koji nisu bili, ili i jednima i drugima) pošalji poziv na upis za novi seminar.
Sve na mail, i sve na klik.

Možete se baviti cijelim ovim procesom i samostalno, kroz excel i Vaše mail aplikacije i bilježnice i sve ostalo, ali ovako imamo na jednom mjestu cijeli proces, podržan slanjem mailova za sve korake, grupno, jednostavno ali i do kraja razrađeno.

Kontaktirajte nas za konkretna pitanja ali i probu većine ovoga što je gore opisano – bez obaveze ili troška.