Ispis uplatnica ili slanje uplatnica putem e-maila?

Kada smo do sada pričali o pozivanju na plaćanje, nije postojao tehnološki napredniji način rada od ispisa uplatnica. Ok, u jednom trenutku se pojavio 2D barkod i učinio stvari jednostavnijim i točnijim, no onda smo se sjetili kako bismo cijelu priču mogli još i dodatno pojednostaviti i ubrzati. Točnije, nismo je se mi sjetili već jedan od naših korisnika – i eto slanja poziva na plaćanje (slanja uplatnice) putem e-maila u Relago Članstvu!

Svatko tko mora pozvati više korisnika na plaćanje zna koliko mu donosi mogućnosti ispisa uplatnica sa 2D barkodom. Onaj koji ima viška vremena – ispisuje uplatnice ručno. Ili ih uopće ne radi pa radi po sustavu: tko plati – plati, tko ne plati – nemam pojma. Ovo zadnje nikako ne preporučamo, jer ćete se više baviti izradom opomena – o čemu smo već pisali ovdje.

Pozivanje na plaćanje

Kod više korisnika/članova koje zadužujete važno je moći ih jedinstveno identificirati kod plaćanja i imati točan pregled stanja. U tome pomaže poziv na broj koji je jedinstven za svakog člana. Mi preporučamo da sadrži šifru korisnika te i period/mjesec za koji član plaća. Tako iz samog poziva na broj znate točno koje je dugovanje plaćeno.
Svakako je bitan i datum dospijeća kojim se dugovanje stavlja u vremenski okvir do kojeg bi se trebalo platiti. Koristeći datum dospijeća ne stavljate se u situaciju da član proizvoljno određuje datum do kojega će platiti.

Ispis uplatnica – uobičajeni način rada

Gore smo naveli elemente na pozivu na plaćanje koje bi svaka uplatnica morala imati. Koristeći Relago Članstvo čak samo kao program za print uplatnica (makar je Članstvo puno više od toga) do sada ste sve ovo imali na raspolaganju i to je funkcioniralo jako dobro. Uz već spomenuti 2D barkod.
Kako to izgleda, po koracima:
1. Jednim klikom zadužite sve korisnike svih grupa za određeni period sa određenim datumom dospijeća
2. Aplikacija kreira nekoliko stotina novih dugovanja, sa jedinstvenim podacima za svakog člana i dugovanje
3. Ispišete uplatnice na bilo kojem printeru na A4 HUB3 obrazac (tri uplatnice na jednom A4 papiru)
4. Podijelite uplatnice svim članovima

Da biste isprintali uplatnice, morate imati tehničke preduvjete (printer (i tinte u njemu) te odgovarajuće obrasce) a i nakon ispisa moguće su slijedeće situacije: niste podijelili sve uplatnice, članovi su izgubili uplatnicu, treba ih ponovno isprintati i podijeliti…

Slanje uplatnica u e-mailu

Kako biste izbjegli print uplatnica, u Članstvu od nedavno možete poslati pozive na plaćanja (uplatnice) putem e-maila.
Nakon što ste kreirali dugovanja za svakog člana, umjesto da printate uplatnice/virmane, moguće je napraviti novu e-mail kampanju u kojoj svakom od članova stiže njegov zaseban mail sa podacima za plaćanje u sadržaju e-maila, a slikom 2D barkoda u privitku maila za brzo plaćanje. Brzo i jednostavno. Nakon toga čekate uplate…

Treba napomenuti da i ova metoda ima neke škakljive scenarije: nemaju svi e-mailove (makar se taj broj iz dana u dan smanjuje, zahvaljujući Facebooku ili općenitoj informatiziranosti), neki ljudi ih ne provjeravaju redovito (no i taj se broj pojavom „pametnih telefona“ svakodnevno smanjuje).
Nešto od ovoga se može riješiti dogovorom sa članovima, a ostalo – ipak treba pokušati.

Praćenje plaćanja dugovanja

Bilo da rukom pišete uplatnice, printate virmane (sa ili bez 2D bar koda), šaljete pozive na plaćanja u mailu ili ne radite ništa od ovoga – trebali bi pratiti plaćanja dugovanja. Možete to raditi ručno u vašoj bilježnici, a još jednostavnije je ako imate mogućnost učitavanja bankovnog izvoda u program koji odmah označava dugovanja plaćenima (kao npr. Članstvo).

Nakon praćenja plaćanja potrebno je i podsjećati/opominjati ljude na plaćanja – i taj dio je u Članstvu riješen bez imalo problema (slanje mailova samo na dužnike, automatizirani ispis personaliziranih Opomena, izvještaji o dugovanjima (popularna lista za zvanje...)).

Konačna presuda: Ispis uplatnica ili slanje e-mail uplatnica?

Kao i često u životu, odgovor nije jednostavan, ukratko: oboje.

Najbolji je kombinirani pristup, nakon što ste generirali dugovanja možete ih sve poslati u mailu i za 5 minuta će cijelo Vaše članstvo imati pozive na plaćanje (kao da ste im donijeli uplatnicu). Nakon toga možete isprintati uplatnice za one koji nemaju e-mail adrese ili ih podijeliti svima, tako da ste sigurni da je poziv na plaćanje isporučen.
Način rada bitno ovisi o Vašem postavljanju prema korisnicima, bitno je da se pravila poznaju i da su jasna i dogovorena unaprijed. Relago Članstvo Vam daje alate, na Vama je da ih iskoristite na najbolji način kako znate i umijete. Možete ga koristiti kao program za print uplatnica ali možete i toliko puno više kako biste si olakšali i pojednostavili poslovanje.