Registar članova – primjer obrasca (2016. godina)

Sukladno zadnjim promjenama zakonodavstva i početkom njihove primjene krajem 2015. godine, htjeli smo još jednom rezimirati – kako treba izgledati registar članova. U nastavku objašnjavamo cijelu priču te donosimo primjer.

Vođenje popisa članova - propisi

Zakon o Udrugama donesen krajem 2014. imao je prijelazno razdoblje za primjenu do kraja 2015. godine, te vjerujemo da je sada dobro vrijeme da još jednom rekapituliramo osnove i napomenemo pravilan način rada sa članstvom.
Udruga mora voditi popis članova (registar članova), a predviđena je mogućnost da ga vodite elektronički što bi obavezno trebali i raditi.

Članak 12. st. 4 kaže: „Popis članova vodi se elektronički ili na drugi prikladan način i obvezno sadrži podatke o osobnom imenu (nazivu), osobnom identifikacijskom broju (OIB), datumu rođenja, datumu pristupanja udruzi, kategoriji članstva, ako su utvrđene statutom udruge te datumu prestanka članstva u udruzi, a može sadržavati i druge podatke.“

Također, u slijedećem stavku piše: „Popis članova uvijek mora biti dostupan na uvid svim članovima i nadležnim tijelima, na njihov zahtjev.“

Obrazac popisa članova

Tu je sve jasno koji su elementi, no, smisleno ovdje preporučamo da dodate još neke elemente, radi potpunije liste:
- redni broj (kako biste znali koliko članova uopće imate)
- komentar (polje za unos dodatnog teksta)

Primjer jednostavnog obrasca za popis članova možete preuzeti ovdje.

Ukoliko radite u aplikaciji Članstvo navedeni registar se kreira automatski i sadrži još neka polja (šifru, adresu, telefon, mobitel, e-mail, spol...), te ga je moguće preuzeti na klik u svakom trenutku, no bitno je da je on samo mali dio cijelog sustava za rad sa članovima.

Dodatni obrasci za vođenje registra članova

Obzirom da registar nije jedina stvar koju trebate administrirati (pada nam na pamet ispis uplatnica za članarine, praćenje plaćanja, mailing na članove, ispis raznih potvrda, vođenje evidencije prisutnosti…) često se rade kompleksnije Excel tablice ili više Word dokumenata sa različitim podacima – sve otvara mogućnost greške ili barem komplicirane administracije.
Jedna kriva kolona ili formula i sve može biti izgubljeno…

Navedene mogućnosti (i ne samo ove) moguće je jednostavno, brzo i točno voditi unutar aplikacije Članstvo – ona je napravljena upravo za ove potrebe (Word i Excel nisu (o čemu smo već pisali ovdje – makar su odlični alati).

Čuvanje popisa članova

Kako smo i napisali gore Zakon predviđa da je Popis uvijek dostupan članovima i nadležnim tijelima, pa se tu nameće pitanje gdje ga „držati“?
Najčešće je to na nekom računalu ili više njih, na USB stickovima, CD/DVD-ima…
Što je sa različitim verzijama istog dokumenta (koja je kopija ispravna?) i dostupnosti samog popisa (gdje se nalazi popis i možemo li jednostavno do njega?).


U zaključku: vođenje registra članova nije kompliciran posao, niti je sam popis kompliciran, ono što komplicira cijelu priču jesu navedena dodatna pitanja oko čuvanja popisa, dostupnosti popisa te vođenja paralelnih, administrativnih zadataka koji su usko povezani sa vođenjem registra članova.

Naša je preporuka da bez obaveze ili troška isprobate aplikaciju Relago Članstvo i saznate bi li Vam ona pomogla u svakodnevnoj administraciji.
Imate li 15-ak minuta vremena?