Predstavljamo Relago korisnika: Ured OSAM

Ovo izdanje prikaza korisnika donosi priču o mladom arhitektonskom studiju iz Sinja. Od toga kako su krenuli do današnjih dana kada koriste Relago aplikacije za vođenje svoga poslovanja.

Ured OSAM ili Ured Ovlaštenog arhitekta Stipe Marasovića iz Sinja Relago je korisnik nešto malo više od godine dana, a kao mali poduzetnik u velikoj mjeri ovisi o vlastitoj snalažljivosti i poduzetnosti. O počecima, wordu i zgodnim opcijama u aplikaciji imali su nam štošta za ispričati.

O Uredu Osam

Evo što mladi gazda Stipe kaže o sebi: "UOSAM sam osnovao krajem 2015. godine kao temelj za realizaciju svojih promišljanja u arhitekturi, urbanizmu i dizajnu. Kad sam završio studij arhitekture u Splitu 2010. godine u tijeku je bila gospodarska kriza i bilo je teško naći ikakav posao, a pogotovo konkretan posao u arhitektonskoj praksi. Nakon završenog stručnog staža teško sam se odlučio otvoriti ured jer nisam imao puno iskustva, ali je prevagnula želja za stvaranjem i realiziranjem vlastitih ideja. Danas mi je drago što sam otvorio ured bez puno iskustva, jer sam imao priliku kroz vlastite greške doći do toga da ostvarim svoje ideje i pristupe u poslu.

Nakon osnivanja ureda bilo je potrebno organizirati osnovne stvari za normalno funkcioniranje ureda: prostorija za rad, oprema, računalo, printer, računovodstvo, slaganje dokumentacije, razrada strategije ureda i sl.
Odmah u početku dogovorio sam se s računovođom da ću sam voditi sve što smijem voditi sam, doprinose, račune, ponude, predračune, putne naloge i sl. Kolege sam zamolio za savjet i pomoć pa su mi proslijedili vlastite primjere računa u wordu, koje sam koristio kao primjer naredne dvije godine.

Nakon par izdanih računa shvatio sam da je takav pristup neefikasan jer sam svaki put „ručno“ trebao slagati račun i svako pisanje računa značilo je veliku mogućnost greške, a za svaki ispis računa ponovno se prilagođava prijelom. Osim toga problem je što je svaki račun jedan zaseban word dokument pa ih na kraju godine imam onoliko koliko je izdanih računa, a tu je velika mogućnost pojave greške. Isti problem prisutan je i kod ostalih računovodstvenih dokumenata.
Sve ovo ne čini se kao naporno i problematično, ali problem je što u takvom sustavu vlasnik ureda troši previše vremena za održavanje sistema na životu uz konstantnu kontrolu točnosti podataka. Ukoliko je računovođa vanjski suradnik pa vi sami izdajete račune i ostale izlazne dokumente bitno je naći sustav koji će raditi za vas, a ne obrnuto.
U početku sam razmišljao na način da ću računovodstvenu dokumentaciju posložiti „nekada poslije“ no to se pretvorilo u dvije godine. Na kraju sam shvatio da puno vremena i energije trošim samo na vođenje izlaznih računa, ne računajući ponude i putne naloge.

Uz povećanje količine posla, zaredalo se nekoliko greški s OIBom ili adresom klijenta na računu i tada sam odlučio da moram naći bolji sustav. Pretražujući internet naišao sam na Relago, koji se odmah istaknuo među ostalim rješenjima zbog vizualnog identiteta i opcije bar koda na računima. "

Kako i zašto koriste Relago

Stipe nastavlja: "Registrirao sam se i instalirao Relago da ga isprobam, a već nakon par sati agent iz Relaga me zvao da provjeri da li je sve u redu te da sazna o kakvoj vrsti poslovnog subjekta se radi. Upoznavši se sa Tomislavom sve dalje teklo je kao po loju. Nakon kratke probe od par dana zaključio sam da je Relago definitivno odgovor na moje potrebe. Svidjelo mi se sučelje, a veliku prevagu u odluci za kupnju donijela je činjenica da je agent koji mi je prodao Relago ujedno i onaj koji je radio na stvaranju aplikacije.

Po kupnji prva stvar je da vas agent Relaga nazove i objasni preko telefona prve i osnovne funkcije u razgovoru od desetak minuta.

U početku sam Relago koristio samo za račune i povremene putne naloge. Ponude i predračune, koji su bili uključeni u mom paketu, nisam doživljavao jer sam smatrao da nisu bitni. Budući da je moj posao kreativne prirode, a ne trgovačke, smatrao sam da ne moram toliko pažnje posvećivati svemu tome. To se pokazalo kao pogrešan pristup. Na kraju sam došao do toga da sve izlazne dokumente koje mogu izrađujem u Relagu jer je cijeli sustav odlično posložen i najbolje funkcionira kad ga se cijelog koristi. To je bio glavni razlog zašto sam počeo drugačije gledati na problematiku vođenja računovodstva. Do tad mi se to činilo kompliciranim, što me dodatno odbijalo od ionako dosadne papirologije.
Kod obavljanja određenog zadatka važno je da imate adekvatan alat za taj zadatak. Ukoliko je alat kompliciran, jedino vas trud i suluda volja može održati na pravom putu. U suprotnom izgubi se volja i stvar se pretvara u kaos i na kraju će vrlo vjerojatno doći do odustajanja od zadatka.

Relago je zapravo jako jednostavan alat za računovodstvo, a način na koji funkcionira naučio me urednom vođenju računa tako da mi je to danas puno jednostavnije i lakše nego u počecima posla. Od unošenja prvih podataka klijenta kojem se šalje ponuda, preko izbacivanja predračuna iz gotove ponude te računa iz gotovog predračuna pa do vođenja putnih naloga (i jednostavnih i kompliciranih), stvar se svodi na unošenje podataka u kućice, a Relago dalje izrađuje potrebne dokumente tj. prijelom teksta i grafički dizajn, kojeg se bira između nekoliko ponuđenih predložaka. Svaki izdani račun ili ponuda je vizualno uredan, a svi prijelomi ujednačeni.

Relago izrađuje osnovnu statistiku vaših ponuda, predračuna i računa i vodi brigu o tome da li je koja ponuda realizirana ili račun uplaćen. U gornjem lijevom kutu nalazi se Relagov „semafor“ koji pazi na realizaciju svih izlaznih dokumenata. Kod izrade ponude, predračuna ili računa Relago automatski zadaje rok za realizaciju. Ukoliko se isti nisu realizirali u datom roku, Relago upali svoj „semafor“ koji upozorava na nerealizirane dokumente.
Relago je uspostavio sustav u kojem možete jednako jednostavno ispisivati račune, kao i voditi generalnu statistiku te arhivirati kompletan računovodstveni dokumentarij na jednom sigurnom mjestu. Dostupnost Relaga putem interneta nije bitna zbog ispisivanja računa na terenu ili putnog naloga na putu, nego zbog mogućnosti da u svakom trenu imam pregled svojih računa. Svaki izdani račun na sebi ima bar kod za jednostavniju uplatu putem mobilnog bankarstva ili gotovinom na platnim mjestima koja imaju mogućnost plaćanja računa s bar kodom.
Trenutno sam drugu godinu zadovoljni korisnik Relaga, koji se neprestano razvija i poboljšava. "

Najdraži dio pohvala

Za kraj, najdraži dio pohvala iz arhitektonskog ureda Osam: "Siguran sam da će Relago samo napredovati, prvenstveno zbog angažmana ekipe koja vodi i gradi Relago i načina na koji komuniciraju sa svojim korisnicima. Relago nije proizvod vrste „kupi pa se snalazi“, nego uvijek ima dostupnu korisničku podršku. Veseli me otvorenost korisničke podrške prilikom davanja prijedloga za unaprjeđenje aplikacije.".

Hvala gospodinu Stipi na lijepim riječima, trudu i povratnim informacijama.
Sve to je još jedna obaveza da prionemo na posao još jače i ponudimo rješenje koje će činiti razliku u nečijem poslovanju.
Hvala još jednom!