Digitalna transformacija putnih naloga

U današnjem, povezanom i informatiziranom svijetu tvrtke imaju naglašene potrebe za kreiranjem učinkovitijih i jednostavnijih procesa poslovanja koristeći nove alate i tehnologije koje im moderni svijet nudi. To se odnosi i na putovanja zaposlenika. Ipak, ponekad nam se čini da je vrijeme u svijetu izrade putnih naloga stalo prije dvadesetak godina… No, mora li baš biti tako?

Izraz „digitalna transformacija“ je buzzword (eto još jednog „izraza“) koji se u zadnje vrijeme koristi sve češće a u definiciji označava integraciju digitalnih (računalnih) tehnologija u poslovne procese. Prilikom te integracije pruža se prilika da i sami poslovni procesi dožive promjenu. To može biti lagana korekcija načina na koji sada radimo ali obzirom na to što današnje tehnologije pružaju možemo iz temelja promijeniti način na koji poslujemo kako bismo ga unaprijedili.

Ovisi u konačnici od slučaja do slučaja (nije za svaki posao isti alat idealan), pa idemo vidjeti što nam se danas nudi, a kako i drugi rade. Ovo pišemo iz naše perspektive: aplikacije Relago Putni nalozi sa desetogodišnjim postojanjem i tisućama korisnika koji nam daju za pravo da kažemo da smo rješenje br. 1 za putne naloge u Hrvatskoj i da znamo kako u Hrvatskoj ljudi na moderan način rade sa putnim nalozima.

Digitalizacija putnih naloga

Kao prvi korak moramo prijeći sa papira i ručnog unosa (analognog) – na računalo (digitalno).
Bio to laptop, uredski kompjuter, tablet ili mobitel, svejedno je ako radite putem servisa u oblaku. Takav način rada u startu eliminira dosta ručnog rada te smanjuje mogućnost unosa grešaka, pogrešnih obračuna, duplih unosa, ili gubitka unesenoga. Na kraju priče nema niti prepisivanja podataka u druge izvještaje ili ručne izrade zbrojenih izvještaja i sličnoga. Nema grešaka u obračunu nakon gledanja kompliciranog naloga sa više država i računanja koje traje satima. Nema pošaljem ti nešto pa ti meni pošalji natrag. Svi su podaci „gore“ i dostupni većem broju ljudi odjednom.

Obzirom da svi mogu raditi na istim podacima zgodno je ako možemo odijeliti tko može što napraviti, tako da djelatnik može samo unositi naloge a, recimo, administrator može vidjeti i raditi po svemu.

Ograničenja pristupa kod izrade putnih naloga

Ako imamo nešto veći broj djelatnika koji putuju dobra je opcija njima dati mogućnost da sami unesu podatke o putovanju uz sve ranije spomenute opcije provjere ispravnosti podataka i da samo napune sustav sa točnim podacima o putovanju.
Ionako su oni putovali i znaju sve o tom putovanju i u roku od 7 dana trebaju servirati sve kako bi se taj putni nalog obračunao. Pa zašto da to sve onda ne unesu sami u sustav?

Potom, osoba koja dovršava proces rada sa putnim nalozima (administrator) može po tim nalozima dodatno unijeti neke specifičnosti ili po njima samo krenuti u daljnju obradu. Naravno da Relago Putni nalozi ovo sve mogu.

Kada već gledamo ograničenja pristupa, kod nekih (načelno, većih) firmi postoje i procesi odobravanja putovanja. Pa možemo i takav proces „digitalno transformirati“.

Odobravanja putnih naloga

U aplikaciji Putni nalozi postoji definiran proces odobravanja putovanja koji se sastoji od nekoliko koraka:
  - Djelatnik radi zahtjev za putovanjem prema nadređenom (odobravatelju) kojeg odobravatelj odbija ili prihvaća
  - Po povratku sa puta djelatnik šalje podnesak sa informacijama o putovanju koji mu se može vratiti na doradu ili prihvatiti
  - Po prihvaćenom podnesku svi se podaci iz njega pune u putni nalog i na administratorima je da završe nalog do kraja.

U ovom je načinu rada ideja usmjeriti djelatnika da sam unese skoro sve što je potrebno za obračun naloga kroz jednostavne forme, bez previše komplikacija ili obaveznih polja. Zahtjev i podnesak je sve što djelatnik može koristiti i na takav način se cjelokupni proces maksimalno pojednostavio.

Ukoliko nešto u podnesku nije u redu, kroz vraćanje podneska na doradu djelatniku se prenosi i informacija zašto smo mu ga vratili tako da ga može ispraviti i vratiti natrag.

Cijeli je ovaj proces naravno podržan slanjem notifikacijskih mailova (odobravatelju, djelatniku…).
Kako bismo stvar maksimalno pojednostavili i ubrzali, djelatnik može u podnesku zabilježiti i troškove ali i učitati npr. slike računa uz putni nalog.
Znači nekakve dokumente, privitke.

Upload dokumenata uz putne naloge

Ako imamo uloge djelatnika sa odobravanjem naloga djelatnik može uz podnesak učitati i dokument, npr. sliku računa, pdf, word ili excel dokument. I to više njih. Sve to onda osoba koja pregledava taj podnesak može preuzeti i pregledati prije prihvaćanja ili odbijanja podneska.

Učitavanje datoteka funkcionira i sa mobitela, samo na mobitelu/tabletu odaberete opciju učitaj datoteku i mobitel vam ponudi opciju slikanja kamerom ili odabira datoteke iz galerije ili nečega sa diska.

Ukoliko ne koristimo uloge djelatnika ili nemamo odobravanja naloga, ovu je opciju moguće koristiti uz same putne naloge.
Naravno, kasnije uz sami putni nalog možemo preuzeti i sve uploadane dokumente u sustavu.
Obzirom da imamo sve slike dokumenata gore „u oblaku“ mogli bi biti u potpunosti „paperless“ (evo još jedan „buzzword“ koji označava poslovanje bez papira) da uopće ne printamo to sve skupa. Za to još samo moramo riješiti dio sa potpisivanjem naloga.

Digitalni potpisi putnih naloga

Sve više naših korisnika se odlučuje za opciju korištenja digitalnog potpisivanja putnih naloga.
Obzirom da imamo situaciju da svaki djelatnik ulazi u sustav i sam se prijavljuje te garantiramo njegov identitet u sustavu njegovom prijavom (mail + lozinka), aplikacija Putni nalozi bilježi vremena i aktivnosti koje korisnici aplikacije izvršavaju (putnik, odobravatelj, administratori u sustavu).
Sustav tako stavlja datum i vrijeme izvođenja aktivnosti te osobu koja je to napravila na za to predviđena mjesta na putnom nalogu.

U tom slučaju imamo na pdf-u putnog naloga navedena točna vremena i osobe za događaje kada je netko odobrio nalog, predao podnesak, prihvatio ga i tako dalje…
Praktično svi korisnici koji rade putne naloge kroz odobravanja kreiraju ih sa digitalnim potpisima tako da možemo reći da je to već pomalo i standard.

A ovisno o broju dokumenata koji se kreiraju u sustavu, standard je također i automatiziranje i digitalna transformacija procesa isplate i knjiženja putnih naloga.

Isplatne liste za putne naloge

Ovo je već dulje vremena prisutna opcija kod nas u Relagu, no lijepo se uklapa u ovu cijelu temu pa da i nju sagledamo.
U srži se ovdje radi o tome da aplikacija nudi odabir putnih naloga koje želimo isplatiti te za njih kreira dokument koji je moguće učitati u Internet bankarstvo i brzo isplatiti te putne naloge.

Naravno da je cijeli proces moguće završiti preuzimanjem JOPPD obrasca po isplatnim listama a na to se nadovezuje i proces knjiženja.

Temeljnice za knjiženje

Da bismo bili dosljedni i pokrili cijeli proces, idemo za kraj riješiti i prijenos svih podataka u sustav gdje knjižite sve ove troškove. U paketu Po mjeri kreiramo upravo temeljnice za učitavanje svih podataka iz Relago Putnih naloga u Vaš sustav putem po mjeri kreiranih dokumenata (najčešće Excel datoteka).

Često je za to potrebno dodatno prilagoditi aplikaciju pa tako možemo unijeti Vaše prilagođene tipove troškova, mjesta troškova po djelatnicima, druge oznake, šifre i pravila kontiranja.

Na Vama je samo da nakon toga preuzmete datoteku i učitate je kod Vas i sve je prebačeno klikom miša.

Digitalna transformacija je prilika svakome od nas da unaprijedimo način na koji poslujemo. Sve u svrhu da smo brži, da su stvari točnije i jednostavnije za koristiti jer nam tehnologija i rješenja upravo to omogućavaju.
Digitalno transformirajte i svoj proces rada sa putnim nalozima još danas, obratite nam se sa povjerenjem.