5 razloga zašto korisnici rade u Relago Dokumentima

Pohrana dokumenata i suradnja na istima moze predstavljati posao sa puno prepreka i poteškoća. U nastavku donosimo 5 najčešća problema kod pohrane i kolaboracije te kako ih Relago Dokumenti rješavaju.

1. Infrastruktura

Ukoliko želimo imati jedno mjesto na kojem ćemo držati zajedničke dokumente trebamo vlastitu mrežu, server sa diskovima, operativni sustav, netko to sve mora podesiti i administrirati. Inicijalni trošak može biti vrlo visok, uz stalni trošak održavanja, struje (često zanemaren trošak), osobe koja taj dio mora znati održavati (i imati vremena za to). Također, najčešće se sustav tako postavi da se može koristiti samo iz ureda, a ako ga želimo koristiti van ureda - onda je vrlo spor...

Relago Dokumente moguće je zakupiti na određeni period (kao uslugu, bez inicijalne investicije), po vrlo malim cijenama (već od 40 kuna mjesečno), a možete raditi na dokumentima iz ureda, sa terena, inozemstva, od doma... Sada već možete i izračunati kako možete godinama koristiti Relago Dokumente za cijenu inicijalne investicije podizanja navedenog sustava. Čak i desecima godina.

2. Različite verzije dokumenata

Verzioniranje dokumenata kod rada na zajedničkim mapama (folderima) može biti vrlo nejasno i nepregledno. Ukoliko radimo na istim dokumentima, tim problemima možemo doskočiti kopiranjem dokumenata sa izmjenom naziva dokumenta (npr. pisanje naziva verzije u ime dokumenta), gledanjem datuma izmjene dokumenta ili vođenjem excel tablice u kojoj su izmjene prikazane u tablici.
Naravno da često kolege neće promijeniti naziv verzije dokumenta, netko zaboravi napraviti izmjene na zadnoj verziji ili zapisati u tablici tko je napravio i kakve izmjene.

Kod Relago Dokumenata, svako preuzimanje i učitavanje nove verzije dokumenta se bilježi automatski te daje uvid u "povijest" dokumenta i aktivnosti po dokumentu. Sve je jasno i pregledno, tko je i kada što napravio na dokumentu, a u svakom trenutku možemo preuzeti bilo koju verziju iz "povijesti". Zgodno, zar ne?

3. Komunikacija o dokumentima

Svi smo bili u situaciji da smo o radu na jednom dokumentu imali jednu ili više otvorenih tema. Rasprave sa kolegom ili više njih, bi se pretvorile u nepreglednu masu odgovorenih ili proslijeđenih mailova. Često bismo ostali "izgubljeni u prijevodu", a neke teme i zanemarene u konačnim razgovorima.

Kako je u aplikaciji Dokumenti omogućeno komentiranje po dokumentima, rješavanje otvorenih pitanja nikada nije bilo lakše. Svaki komentar prikazuje tko ga je postavio i kada, a radi praćenja tema komentara, moguće je i odgovarati na komentare.

4. Dijeljenje dokumenata

Kada imamo gotovu verziju dokumenta koju je potrebno podijeliti sa osobom izvan organizacije najčešće taj dokument šaljemo u email poruci (ukoliko bi stao u privitak).
Davanje pristupa putem ftp-a povlači sigurnosna pitanja, a korištenje servisa za upload najčešće ima ograničenje na veličinu, brzi istek pohranjenog dokumenta i, opet - nismo baš sigurni jel taj dokument može netko drugi pregledati...

Bilo bi jednostavno kada biste dokument na kojem svi djelatnici rade mogli podijeliti na sigurnom "linku" bez omogućavanja pristupa svim dokumentima u mapi i sl.
Još bi bilo bolje da možete preuzimanje osigurati lozinkom koju ćete znati samo Vi i osoba kojoj šaljete taj dokument.
Također bi bilo korisno da možete definirati istek te poveznice za preuzimanje dokumenta. I povrh svega - da mail sa poveznicom možete poslati izravno iz same aplikacije, gdje i radite po dokumentu.

Naravno da je sve ovo omogućeno u Dokumentima, uz bilježenje aktivnosti po dijeljenom dokumentu pa možete točno vidjeti kada je netko "izvana" radio po dokumentu.

5. Dodatna klasifikacija dokumenata

Svaka tvrtka kreira izlazne račune. Najčešće ih držimo na dijeljenoj mapi u kojoj su svi računi.
Što ako me zanimaju računi samo za jednog korisnika?
Moram otvarati svaki dokument i vidjeti što piše u njemu. Također, ako želim saznati tko je kreirao taj dokument i kada, te jeli plaćen ili ne. Ukoliko te sve informacije ne pišemo u sam naziv dokumenta (što je vrlo nepregledno), zaista nemamo načina saznati te informacije osim otvaranjem svakog dokumenta.

Upravo iz ovog razloga u Dokumentima postoje klase dokumenata. One daju mogućnost povezivanja dodatnih podataka uz sam dokument. Npr. kada kreiramo klasu "Račun" i dodamo joj polja: Broj, datum kreiranja, kreirao/la, korisnik, plaćeno (DA/NE) itd., na samom dokumentu možemo mu dodijeliti klasu "Računa" te popuniti sva polja. Tako možemo pregledati sve podatke na jednom mjestu bez preuzimanja i otvaranja dokumenta. Uz navedeno, možemo sve dokumente klase "Računi" pregledati u zasebnoj tablici sa svim unesenim informacijama uz napomenu kako sami dokumenti uvijek ostaju u mapi u kojoj želimo.

Evo, mi smo prezentirali 4 razloga, na Vama je da pronađete ostale razloge zašto koristiti aplikaciju Dokumenti!